Перелік документів, які мають бути в особовій справі, наведений у п. 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), і копії відповідних документів повинні бути завірені.

Особова справа формується з таких документів і орієнтовно в такій послідовності: 1) опис документів особової справи; 2) особовий листок з обліку кадрів; 3) автобіографія; 4) копія паспорта; 5) копія облікової картки платника податків; 6) копія свідоцтва про шлюб (для працівників, у яких прізвище у паспорті не співпадає з прізвищем у інших документах); 7) копія документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання; 8) копія атестаційного листа, свідоцтва про підвищення кваліфікації; 9) копія військово-облікового документа (військового квитка, посвідчення про приписку до призовної дільниці); 10) копії документів про надані пільги (у разi наявності); 11) заява про прийняття на роботу; 12) копія наказу про прийняття на роботу. Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додаються: копії наказів про переведення, звільнення, копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, атестаційні листи, сертифікати, копії актів про зміни біографічних даних, довідки та інші документи. Можуть додаватися копії нагород і відзнак, копії свідоцтв про народження дітей (віком до 18 років), тощо. А от копії наказів про відрядження, стягнення, відпустки, заохочення, встановлення надбавок і доплат, особову картку працівника типової форми № П-2, посадову інструкцію, особисту медичну книжку до особової справи не включають.

Засвідчувати копії наказів та особистих документів працівників, які долучаються до особових справ, потрібно – адже за загальним правилом діловодства до будь-якої справи вміщують оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 ((https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502)). Згідно з п. 8 гл. 11 розд. II згаданих Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n237) напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Завіряє копії або керівник підприємства, або уповноважена ним особа (як правило, нею і є інспектор з кадрів – така функція повинна бути прописана у посадовій інструкції чи покладена на працівника шляхом видання відповідного наказу).

Раді допомогти, звертайтесь ще!