Щодо штатного розпису та наказу, яким його затверджено (чи відповідних змін до нього) – порушень немає, а от протоколи слід зберігати окремо від наказів.

Якщо штатний розпис затвердили наказом, то він є додатком до цього наказу, його невід'ємною частиною, і має зберігатися разом з оригіналом наказу у справі з наказами. Згідно зі ст. 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text), термін зберігання штатного розпису (як, відповідно, і наказу про його затвердження) – 75 років.

А от протоколи мають зберігатися окремо від наказів – відповідно до п. 6 та п. 8 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання (не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання), а протоколи засідань колегіальних органів – окремо в хронологічному порядку і за номерами. До того ж, залежно від виду протоколу термін його зберігання не завжди співпадає з терміном зберігання наказу, який до нього відноситься. Це вважатиметься порушенням правил зберігання документації, проте за це жодної відповідальності не передбачено – вона буде лише у разі, якщо якийсь документ не вдасться знайти при перевірці (приміром, при різних термінах зберігання Ви якийсь з документів знищите раніше, разом з тим, строк зберігання якого вже минув, або ж, заплутавшись у тому, до якого саме наказу прикріпили відповідний протокол, просто не зможете його знайти у потрібний момент, аби надати перевіряючим – за таких обставин передбачена фінансова відповідальність у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати (7 100 грн) за ч. 2 ст. 265 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1422).

Раді допомогти, звертайтесь ще!