Щодо першого питання: це помилка. Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.

Приклади

1 123/01-10

2 321/01/01-10 (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»).

Щодо другого питання: ні, це не порушення, але бажано вказувати і реєстраційний індекс.

Службовий документ, отриманий установою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319 ). Цю норму законодавства Ви виконали, заяву зареєстрували.

Щодо третього питання: не можна так робити.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

· вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

· групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), справ фільмів, рукописів, історій хвороб;

· вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

· не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

· до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

· окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

· за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки) (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502).

Заяви та накази мають різні строки зберігання. Тож зберігати їх разом не можна.

Щодо четвертого питання: не можна одним наказом надати щорічну відпустку та матеріальну допомогу, оскільки такі накази мають різні строки зберігання: наказ про щорічну відпустку — кадровий наказ тимчасового строку зберігання, а наказ про матеріальну допомогу — кадровий наказ тривалого строку зберігання. Підстава у вимогах до формування справ, зазначених у відповіді на попереднє питання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!