З появою електронних військово-облікових документів роботодавці отримали зручний інструмент для ведення персонального військового обліку працівників. Однак виникає чимало запитань щодо строку дії таких документів та порядку їх використання. Сьогодні у рамках мінікурсу розглянемо, чи має юридичну силу роздрукований е-ВОД, як довго він чинний і що робити, якщо дані застаріли.

Чи має юридичну силу роздрукований е-ВОД

Рік тому з’явилися електронні військово-облікові документи. Нагадаємо, що електронний військово-обліковий документ у Резерв+, в тому числі роздрукований, має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ на бланку.

Це чітко визначено у Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 №559 (далі – Порядок № 559).

Скільки е-ВОД залишається чинним

Ваш працівник під час прийому на роботу або згодом роздрукував свій електронний військово-обліковий документ із «Резерв+», і саме з цього документа ви вносили дані до списків персонального військового обліку. Цей документ протягом певного часу зберігається в особовій справі та у справі з військового обліку разом зі списками.

Але зверніть увагу на дату формування цього документа. Адже відповідно до п. 7 Порядку № 559, строк дії військово-облікового документа в електронній формі становить не більше одного року з дати його формування.

Саме тому наразі доцільно провести аудит цих військово-облікових документів та встановити дату формування. На роздруківці повинна бути зазначена дата, коли документ сформовано.

Відеокурси, курси-професії, відео з підсумками тижня – і це все в одному місці! Завітайте до розділу Відео, щоб першими подивитися свіженький відеоконтент!

Прострочені е-ВОД або такі, у яких завершується строк дії: дії відповідального за ВО

Якщо документ сформовано близько року тому, потрібно зобов’язати працівників сформувати і роздрукувати військово-обліковий документ з більш свіжою датою.

Ще один момент, на який потрібно звернути увагу. У ваших працівників можуть змінюватися військово-облікові дані. Наприклад, номер телефону, дата, до якої діє відстрочка (зокрема, у разі бронювання), військово-облікова спеціальність тощо.

Тож виходить, що у роздруківці, яка зберігається на підприємстві, зазначена інформація, яка вже не є актуальною. Ба більше, ймовірно, що ці дані містяться у вас у списках, і ці списки також потрібно актуалізувати.

Як часто проводити звіряння даних списків і інформації у ВОД

Це питання чітко врегульоване у п. 45 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487). Він передбачає звіряння облікових даних списків і даних військово-облікових документів. Таке звіряння ви повинні здійснювати за графіком, який затверджує керівник підприємства. Періодичність звіряння не визначено Порядком № 1487, тому радимо проводити його хоча б раз на рік

Для проведення звіряння потрібно просити працівників роздрукувати актуальні військово-облікові документи.

Під час звіряння перевіряються наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов'язаних і резервістів.

Якщо буде виявлено розбіжності в даних, необхідно протягом 5 днів з моменту проведення звіряння, внести нові актуальні дані до списків персонального військового обліку та повідомити ТЦК про зміну облікових даних до 5 числа.

Докладно питання звіряння Списків військового обліку з ВОД ми розбирали тут.

Висновки

Роздрукований е-ВОД має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ, за умови, що його сформовано відповідно до вимог Порядку № 559.
Строк дії е-ВОД не перевищує одного року з дати формування, тому роботодавцям потрібно регулярно перевіряти його актуальність та своєчасно оновлювати документи працівників.
Звіряння військово-облікових даних списків і ВОД слід проводити згідно з графіком, затвердженим керівником підприємства, і у разі виявлення розбіжностей — оперативно вносити зміни до списків (Додаток 5 до Порядку 1487) та повідомляти ТЦК.

Шаблони та зразки документів:

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами

Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу (додаток 5)

Відеокурс на тему:

Професія. Сертифікований спеціаліст з військового обліку на підприємстві 3.0

Статті та відео на тему:

Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому

Звіряння з ТЦК до 31.12: за графіком і без

Звіряння Списків військового обліку з ВОД: виявляємо зміни та виправляємо помилки

Звіряння до кінця року за дзвінком ТЦК – чи можуть оштрафувати, якщо не провести

Прийняття на роботу, виїзд за кордон та військовий облік жінок

Що робити, якщо ТЦК не повертає витяг зі Списків після звіряння

Перевірки стану військового обліку: шукайте своє підприємство в плані перевірок

Результати звіряння з ТЦК і вимога направити на ВЛК: дії роботодавця

Звіряння з ТЦК: чи потрібно ініціювати, якщо підприємства немає в графіку

ВОД з Резерв+: оновлення, звіряння даних зі списками та повідомлення ТЦК

ВОД з Резерв+: оновлення, звіряння даних зі списками та повідомлення ТЦК