Слухати чи завантажити аудіозапис
З появою електронних військово-облікових документів роботодавці отримали зручний інструмент для ведення персонального військового обліку працівників. Однак виникає чимало запитань щодо строку дії таких документів та порядку їх використання. Сьогодні у рамках мінікурсу розглянемо, чи має юридичну силу роздрукований е-ВОД, як довго він чинний і що робити, якщо дані застаріли.
Чи має юридичну силу роздрукований е-ВОД
Рік тому з’явилися електронні військово-облікові документи. Нагадаємо, що електронний військово-обліковий документ у Резерв+, в тому числі роздрукований, має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ на бланку.
Це чітко визначено у Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 №559 (далі – Порядок № 559).
Скільки е-ВОД залишається чинним
Ваш працівник під час прийому на роботу або згодом роздрукував свій електронний військово-обліковий документ із «Резерв+», і саме з цього документа ви вносили дані до списків персонального військового обліку. Цей документ протягом певного часу зберігається в особовій справі та у справі з військового обліку разом зі списками.
Але зверніть увагу на дату формування цього документа. Адже відповідно до п. 7 Порядку № 559, строк дії військово-облікового документа в електронній формі становить не більше одного року з дати його формування.
Саме тому наразі доцільно провести аудит цих військово-облікових документів та встановити дату формування. На роздруківці повинна бути зазначена дата, коли документ сформовано.
Відеокурси, курси-професії, відео з підсумками тижня – і це все в одному місці! Завітайте до розділу Відео, щоб першими подивитися свіженький відеоконтент!
Прострочені е-ВОД або такі, у яких завершується строк дії: дії відповідального за ВО
Якщо документ сформовано близько року тому, потрібно зобов’язати працівників сформувати і роздрукувати військово-обліковий документ з більш свіжою датою.
Ще один момент, на який потрібно звернути увагу. У ваших працівників можуть змінюватися військово-облікові дані. Наприклад, номер телефону, дата, до якої діє відстрочка (зокрема, у разі бронювання), військово-облікова спеціальність тощо.
Тож виходить, що у роздруківці, яка зберігається на підприємстві, зазначена інформація, яка вже не є актуальною. Ба більше, ймовірно, що ці дані містяться у вас у списках, і ці списки також потрібно актуалізувати.
Як часто проводити звіряння даних списків і інформації у ВОД
Це питання чітко врегульоване у п. 45 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487). Він передбачає звіряння облікових даних списків і даних військово-облікових документів. Таке звіряння ви повинні здійснювати за графіком, який затверджує керівник підприємства. Періодичність звіряння не визначено Порядком № 1487, тому радимо проводити його хоча б раз на рік
Для проведення звіряння потрібно просити працівників роздрукувати актуальні військово-облікові документи.
Під час звіряння перевіряються наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов'язаних і резервістів.
Якщо буде виявлено розбіжності в даних, необхідно протягом 5 днів з моменту проведення звіряння, внести нові актуальні дані до списків персонального військового обліку та повідомити ТЦК про зміну облікових даних до 5 числа.
Докладно питання звіряння Списків військового обліку з ВОД ми розбирали тут.
Висновки
- Роздрукований е-ВОД має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ, за умови, що його сформовано відповідно до вимог Порядку № 559.
- Строк дії е-ВОД не перевищує одного року з дати формування, тому роботодавцям потрібно регулярно перевіряти його актуальність та своєчасно оновлювати документи працівників.
- Звіряння військово-облікових даних списків і ВОД слід проводити згідно з графіком, затвердженим керівником підприємства, і у разі виявлення розбіжностей — оперативно вносити зміни до списків (Додаток 5 до Порядку 1487) та повідомляти ТЦК.
Шаблони та зразки документів:
Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)
Відеокурс на тему:
Професія. Сертифікований спеціаліст з військового обліку на підприємстві 3.0
Статті та відео на тему:
Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому
Звіряння з ТЦК до 31.12: за графіком і без
Звіряння Списків військового обліку з ВОД: виявляємо зміни та виправляємо помилки
Звіряння до кінця року за дзвінком ТЦК – чи можуть оштрафувати, якщо не провести
Прийняття на роботу, виїзд за кордон та військовий облік жінок
Що робити, якщо ТЦК не повертає витяг зі Списків після звіряння
Перевірки стану військового обліку: шукайте своє підприємство в плані перевірок
Результати звіряння з ТЦК і вимога направити на ВЛК: дії роботодавця
Звіряння з ТЦК: чи потрібно ініціювати, якщо підприємства немає в графіку
5(2)
ВОД з Резерв+: оновлення, звіряння даних зі списками та повідомлення ТЦК
Тетяна Донець
5(2)