Як правильно вносити запис про звільнення працівника до паперової трудової книжки? Чи може допущена помилка стати підставою для відмови в зарахуванні страхового стажу? Розбираємо на мінікурсі нюанси внесення та засвідчення записів про звільнення трудовій книжці.

 

Чому трудова книжка досі важлива для стажу

Трудова книжка й надалі залишається ключовим документом для підтвердження страхового стажу за періоди роботи до повної цифровізації обліку трудової діяльності. Тому будь-яка помилка в записах, зокрема про звільнення, може створити проблеми із зарахуванням стажу.

 

Коли запис про звільнення обов’язково вносять до трудової книжки

Відповідно до статті 47 Кодексу законів про працю України роботодавець зобов’язаний у день звільнення на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Якщо трудова зберігається на підприємстві, то внесення запису про звільнення – обов’язок роботодавця на підставі п. 2.4 Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58). А також роботодавець у день звільнення має видати працівнику трудову на зберігання.

 

В який день потрібно вносити запис про звільнення до трудової

Запис про звільнення має бути внесений у день звільнення. Так скеровує п. 2.4 Інструкції №58. Проте, якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника, то запис про звільнення вносимо на його вимогу. Тож, якщо вимога про внесення запису про звільнення надійшла вже після дати звільнення, рекомендуємо задовольнити таку вимогу вже колишнього працівника.

 

Який роботодавець вносить до трудової запис про звільнення і сумісництво

Запис про звільнення в трудовій книжці вносимо виключно за основним місцем роботи. Водночас запис про роботу за сумісництвом вносять лише роботодавці за основним місцем роботи на підставі підтвердних документів. Тобто запис про роботу про сумісництво, прийняття та звільнення, вносять одним рядком за основним місцем роботи.

Якщо працівник працював на підприємстві за основним місцем роботи та сумісництвом й звільняється одразу з двох посад, то оптимально спочатку внести запис про роботу за сумісництвом, а потім про звільнення.

 

Хто має право вносити запис про звільнення

Часто густо трапляються ситуації, коли при працевлаштуванні працівник стверджує, що звільнився з попереднього основного місця роботи, але запису у паперовій трудові немає. Так ось внести запис про звільнення може виключно попередній роботодавець. У такому разі новий роботодавець може порадити працівнику звернутися до колишнього роботодавця для внесення запису про звільнення. Якщо працівник все одно наполягає на внесенні запису про прийняття й надає відповідну вимогу, то керуючись ст. 48 КЗпП до трудової має бути внесений запис про прийняття, без попереднього запису про звільнення.

 

Як правильно у трудовій сформулювати запис про звільнення

Порядок формулювання запису про припинення трудових відносин регулюється Інструкції №58 та має відповідати вимогам законодавства з обов’язковим посиланням на конкретну статтю та пункт КЗпП. Запис вносимо до розділу «Відомості про роботу» з дотриманням установлених правил. Розглянемо ці вимоги на практичних прикладах звільнення за власним бажанням та за угодою сторін.

 

Яку дату вважати днем звільнення

Для цього візьмемо типову ситуацію: 16- го грудня працівник подав заяву про звільнення за власним бажанням. За загальним правилом, визначеним ст. 38 КЗпП, за умови дотримання двотижневого строку попередження днем звільнення є останній день роботи працівника – у цьому випадку 30 грудня. Саме цією датою й оформлюємо звільнення в трудовій книжці.

 

Які реквізити має містити запис про звільнення

Запис оформлюють за стандартною схемою:

• у графі 1 проставляють черговий порядковий номер;
• у графі 2 – дату звільнення, у нашому прикладі – 30.12.2025;
• у графі 3 – формулювання причини звільнення з посиланням на норму закону: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України»;
• у графі 4 – реквізити документа-підстави, а саме наказ із зазначенням його дати та номера.

У разі звільнення за угодою сторін алгоритм внесення запису до трудової книжки є аналогічним. Відмінність полягає лише у формулюванні причини звільнення: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».

Більше зразків записів про звільнення до трудової книжки знайдете у нашому довіднику «Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки».

 

Хто підписує і засвідчує запис про звільнення

Після внесення запису про звільнення його необхідно належним чином засвідчити. Для цього нижче відповідного запису у графі 3 зазначають посаду особи, уповноваженої засвідчувати записи в трудових книжках – зазвичай це керівник підприємства або визначений ним представник, найчастіше працівник кадрової служби. Навпроти зазначеної посади ставлять особистий підпис уповноваженої особи та вказують її ініціали й прізвище, наприклад: інспектор з кадрів — підпис, ініціали та прізвище.

Окрім підпису уповноваженої особи, усі записи про роботу, нагородження та заохочення мають бути засвідчені також печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

 

Коли печатка у трудовій книжці обов’язкова і як її ставити

Зверніть увагу, що використання печаток підприємствами не було обов’язковим і регулювалося статтею 58-1 Господарського кодексу України. Однак ця норма вже також не чинна, оскільки Господарський кодекс втратив силу у серпні 2025. Тож питання використання печатки юридичною особою слід визначати відповідно до положень її установчих документів.

Якщо підприємство використовує печатку, її відбиток слід проставляти таким чином, щоб він охоплював лише останні кілька літер посади особи, яка підписала документ, але водночас не покривав повністю сам підпис. Такі вимоги передбачено ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 №144. Якщо при проставленні відтиску печатка вийшла не чітка, не слід її виправляти, Інструкція №58 не визнає це як помилку у веденні трудових книжок. Водночас численні роз’яснення органів ПФУ та судова практика свідчать про доцільність у такому випадку видати працівникові довідку, яка підтверджує роботу за відповідний період – саме на такі довідки орієнтуються суди та ПФУ.

Також з огляду на положення ст. 47 КЗпП не забувайте, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові:

• копію наказу (розпорядження) про звільнення;
• письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (ст. 116 КЗпП).

 

Висновки

Отже, запис про звільнення в паперовій трудовій книжці вносять у день звільнення на вимогу працівника виключно за основним місцем роботи. Він має містити чітке формулювання причини припинення трудових відносин з обов’язковим посиланням на відповідну норму Кодексу законів про працю та оформлюється з дотриманням установленої структури: порядковий номер запису, дату звільнення, підставу звільнення і реквізити наказу. Після внесення запис підлягає обов’язковому засвідченню підписом уповноваженої особи, а за наявності — також печаткою підприємства.

 

Шаблони та зразки документів:

Заява про внесення запису до трудової книжки

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Заява про звільнення з пересиланням трудової книжки

Наказ про звільнення з пересиланням трудової книжки

Повідомлення про можливість вислати трудову книжку за кордон

 

Довідники на тему:

Алгоритм передачі скан-копій трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України

Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки

Виправлення помилкових записів у трудовій книжці

 

Статті на тему:

Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі

Трудова книжка чи відомості про трудову діяльність: що вимагати у працівника при прийомі на роботу

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Паперова трудова книжка: особливості ведення та зберігання