Трудова книжка чи відомості про трудову діяльність: що вимагати у працівника при прийомі на роботу

1. Що вимагати при працевлаштуванні
2. Кандидат надає трудову книжку
3. Кандидат надає Відомості про трудову діяльність
4. Що в пріоритеті: трудова книжка чи Відомості про трудову діяльність
5. Коли є і трудова книжка, і Відомості про трудову діяльність
6. Що подають сумісники
7. Висновки

Що вимагати при працевлаштуванні

Відповідно до ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України:

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи

Отже, одним з документів, який обов’язково надається при працевлаштуванні, є:

1. або трудова книжка (за наявності);
2. або Відомості про трудову діяльність.

Зауважте, що надається один із зазначених документів. При чому визначено, що той чи інший документ кандидат зобов’язаний надати, а не роботодавець зобов’язаний вимагати. Тобто роботодавець «працює» з тим документом, який надав кандидат на посаду.

Далі поговоримо про випадки надання того чи іншого документу, переваги та недоліки кожного з них.

Кандидат надає трудову книжку

Роботодавцю має бути надано оригінал трудової книжки.

Якщо у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. При цьому вкладиш без трудової книжки недійсний.

Якщо трудова книжка була втрачена, зіпсована чи до неї немає доступу, працівнику могли оформити дублікат трудової книжки. В такому разі при працевлаштуванні надається дублікат.

Увага! У працівника не може бути два оригінали трудової книжки

Правила оформлення вкладишів та дублікату наведено в Інструкції про ведення трудових книжок працівників, затвердженій наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).

Не приймаємо:

1. вкладиши без трудової книжки;
2. ксерокопії трудової книжки (без наявного оригіналу);
3. сканкопії (без наявного оригіналу).

Рекомендуємо провести аудит трудової книжки і, зокрема, з’ясувати чи всі записи внесені.

Ідеальна ситуація, якщо кандидат працевлаштовується за основним місцем роботи, надає трудову книжку, в якій є запис про звільнення з попереднього місця роботи. В такому разі однозначно є впевненість, що особа працевлаштовується за основним місцем роботи. На бажання працівника в стандартному порядку вносимо запис про прийняття на роботу до поточного роботодавця.

Але наразі цілком можливі наступні ситуації.

Ситуація 1. Особа бажає працевлаштуватися за основним місцем роботи, але запису про звільнення з попереднього місця роботи в трудовій книжці немає. Наприклад, попередній роботодавець залишився на окупованій території.

Законодавство не зобов’язує роботодавця перевіряти, чи є у працівника основне місце роботи (лист Мінсоцполітики від 09.06.2017 № 294/0/22-17/134), а працівника — повідомляти про наявність основного місця роботи і приносити підтвердні документи.

Тож в такому випадку можна вказати кандидату на відсутність запису. Якщо працівник бажає і є така можливість, він має звернутися до попереднього роботодавця і внести запис про звільнення. Якщо внесення запису неможливе, тоді поточний роботодавець на вимогу працівника вносить запис про працевлаштування до себе. Заборонено вимагати надати підтвердження звільнення: копію наказу про звільнення тощо.

Увага! Залишати порожнє місце, пропускати порядковий номер запису чи вносити запис за іншого роботодавця (навіть якщо є копія наказу по звільнення) не треба.

Як бачите, вимога ч. 2 ст. 24 КЗпП виконана – трудову книжку надано, але переконатися у припиненні трудових відносин з попереднім роботодавцем не вдасться.

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства

Ситуація 2. Особа надає трудову книжку, але в ній немає запису про попереднього роботодавця (кількох). Наприклад, останній запис датовано ще до 2021 року, але зі слів кандидата він працював ще у кількох роботодавців.

Після 10.06.2021 року записи до трудових книжок, що зберігаються у працівника, вносяться за бажанням працівника. Цілком можливо, що особа вирішила не вести паперову трудову книжку і наступним роботодавцям її не подавала.

У поточного роботодавця немає обов’язку з’ясовувати, де було останнє місце роботи у працівника. Тож формально маємо «зарахувати» подання трудової книжки. Але визначити стаж, заповнити Особову картку П-2 завдяки такій трудовій книжці не вдасться.

Кандидат надає Відомості про трудову діяльність

Такий документ кандидат на посаду може сформувати самостійно на веб-порталі ПФУ або отримати у відділенні Пенсійного фонду.

Документ повинен мати назву «Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб» (під час замовлення послуги на порталі ПФУ виберіть «Витяг з ЕТК»). Як його отримати, розповідали тут.

Увага! Під дію ст. 24 КЗпП не підходять Витяг з Реєстру застрахованих осіб, довідка ОК-5 та / або ОК-7 тощо

Законодавство не встановлює способу, в який роботодавцю можуть бути надані Відомості про трудову діяльність. На нашу думку, вони можуть бути:

1. роздруковані й надані при працевлаштуванні. Формально не встановлено обов’язку віддавати такі Відомості роботодавцю, достатньо – надати, тобто «показати»;
2. надіслані роботодавцю у вигляді pdf-файлу (якщо такий спосіб комунікації узгоджено сторонами).

Також не визначено, на яку дату мають бути сформовані Відомості про трудову діяльність. Безперечно краще, щоб це було за день або в день працевлаштування. Але тут зверніть увагу на такий момент.

У Відомостях про трудову діяльність, зокрема, видно страхувальників (роботодавців), дату внесення запису, текст запису і реквізити документа, на підставі якого внесено запис тощо. Якщо вважати Відомості про трудову діяльність аналогом трудової книжки, то при працевлаштуванні на основне місце роботи ми маємо пересвідчитися, що є запис про звільнення з попереднього місця роботи. Але! Зауважимо, що у загальному випадку такий запис з’явиться у Відомостях про трудову діяльність після того, як про звільнення відзвітує попередній роботодавець в Податковому розрахунку (зафіксує дату звільнення у додатку Д5).

Отже, якщо працівник звільнився 11.09.2025 з попереднього місця роботи та 12.09.2025 працевлаштовується до нового роботодавця, то тут ще такої інформації не буде.

Водночас це не перепона для працевлаштування.

Що в пріоритеті: трудова книжка чи Відомості про трудову діяльність

Нормою не встановлено пріоритетності у наданні інформації в тій чи іншій формі. Нагадуємо, що вибір фактично робить працівник (говорили про це вище).

Цікаво, що трудова книжка надається за наявності. Але наразі цілком можлива ситуація, коли трудова книжка у працівника є, але він вирішив її не вести. Вважаємо, що і в такому випадку працівник не зобов’язаний надавати саме трудову книжку, але тоді повинен надати Відомості про трудову діяльність.

Коли є і трудова книжка, і Відомості про трудову діяльність

Обмеження, що маємо прийняти щось одне, не встановлено. Якщо кандидат надає Відомості про трудову діяльність і паралельно просить внести запис до його трудової книжки, то жодних перепон немає.

Що подають сумісники

В ч. 2 ст. 24 КЗпП не уточнено, що зазначені документи подають тільки при працевлаштуванні за основним місцем роботи. А отже, і сумісників ця норма теж стосується.

Але щодо сумісників слід враховувати.

По-перше, що до Інструкції №58 не внесено змін.

Так, на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (п. 1.1 Інструкції №58). Отже, якщо особа була працевлаштована за основним місцем роботи ще до 10.06.2021, то цілком ймовірна ситуація, що трудова книжка такого працівника ще зберігається у роботодавця за основним місцем роботи. Логічно, що в такому випадку для працевлаштування за сумісництвом слід подати Відомості про трудову діяльність.

По-друге, після 10.06.2021 трудові книжки зберігаються у працівників. Тож можлива ситуація, коли працівник має основне місце роботи, але при працевлаштуванні за сумісництвом подає трудову книжку.

На нашу думку, роботодавець може прийняти для ознайомлення трудову книжку. Вимагати Відомості про трудову діяльність не потрібно. А от вносити запис до трудової книжки про прийняття на роботу (навіть за заявою) – не можна. Адже, як ми визначили вище, до Інструкції № 58 не внесено змін (п. 2.14):

Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом

Висновки

1. При працевлаштуванні (на основне місце роботи та за сумісництвом) майбутній працівник має надати трудову книжку або Відомості про трудову діяльність.
2. Законодавство не встановлює пріоритетності у наданні цих документів.
3. Під дію ст. 24 КЗпП не підходять Витяг з Реєстру застрахованих осіб, довідка ОК-5 та / або ОК-7 тощо.
4. Навіть за наявності трудової книжки та/або Відомостей про трудову діяльність роботодавець не завжди може побачити звільнення з попереднього місця роботи.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Заява про внесення запису до трудової книжки

Довідники на тему:

Витяг з електронної трудової книжки: покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ

Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки

Статті та консультації на тему:

Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань

ТОП-7 актуальних кейсів про трудові книжки

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій