Шлях електронного лікарняного: від створення до оплати

Коли беремо в роботу електронний лікарняний

Для призначення виплат приймайте лише електронні листки непрацездатності (далі – Е-ЛН), які мають статус «Готово до сплати». Загалом, коли йдеться про тимчасову непрацездатність, Е-ЛН вважають виданим через 7 днів після дати закриття листка непрацездатності, і саме в цей момент він набуває статусу «Готово до сплати».

Коли мовиться про Е-ЛН по вагітності та пологах, то його вважають виданим через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності.

З моменту набуття лікарняним статусу «Готово до сплати» роботодавець має (ст. 24 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», далі – Закон про соцстрахування):

1. 10 р. дн. для призначення або відмови у призначенні лікарняних;
2. 3 р. дн. для призначення або відмови у призначенні декретних.

Увага! Страхові виплати, передбачені Законом про соцстрахування, проводять, коли звернення за їх призначенням надійшло не пізніше шести календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ч. 5 ст. 24 Закону про соцстрахування)

Як працювати з електронним лікарняним

Доступ до кабінету страхувальника на порталі ПФУ мають лише обмежені особи, а це зазвичай директор та головний бухгалтер. Водночас обробка Е-ЛН потребує участі табельника, інспектора з кадрів і відповідальної особи, уповноваженої на призначення допомоги. Оскільки кожен виконавець враховує дії попередніх, зручніше працювати з паперовою копією Е-ЛН, якщо на підприємстві немає електронного документообігу.

Щоб одержати паперовий Е-ЛН, ви можете отримати витяг з електронного реєстру листків непрацездатності. Для цього після авторизації на порталі ПФУ виконайте наступні кроки:

1. зайдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» та оберіть пункт «Запит на отримання паперових документів»;
2. оберіть «Витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності»;
3. завантажте Витяг у форматі pdf.

Після збереження Витягу можете роздрукувати його або надіслати зацікавленим особам у цифровому форматі. Доцільно додавати роздруківку Е-ЛН до документа, яким відповідальна особа фіксує рішення щодо оплати лікарняного. Це допоможе при нарахуванні допомоги, заповненні заяви-розрахунку та під час перевірок, оскільки всі документи будуть в одному місці.

Табельник, інспектор з кадрів та уповноважена особа можуть надалі працювати саме з цим Витягом. Зокрема, на ньому можна зробити відповідні позначки щодо страхового стажу особи, відсотку оплати за лікарняним листком, кількості календарних днів непрацездатності, які мають бути оплачені коштом роботодавця та ПФУ тощо. На зворотному боці можна навести розрахунок допомоги з тимчасової непрацездатності (якщо, звісно, ви робите такий розрахунок програмними засобами).

Щоб швидко впоратися зі складними обчисленнями та розрахунками, скористайтеся нашими онлайн-калькуляторами для роботи кадровика!

Усі етапи роботи з Е-ЛН ми навели в інфографіці нижче.

10 кроків на шляху лікарняного на підприємстві

¹ Про відмову в призначенні допомоги із зазначенням причин відмови та порядку оскарження працівникові видають письмове повідомлення у термін не пізніше 5 днів після прийняття відповідного рішення.

² Час тимчасової непрацездатності, відпустки по вагітності та пологах, відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком, відпустки без збереження зарплати, призупинення дії трудового договору через військову агресію рф проти України.

Як оформлювати рішення щодо допомоги

Свого часу фахівці ПФУ зазначали, що рішення про призначення лікарняних, декретних, допомоги на поховання необхідно оформлювати відповідним розпорядчим документом: наказом, постановою, розпорядженням, рішенням тощо. Обирати вид документа треба з огляду на те, хто саме приймає рішення про призначення / відмову у призначенні допомоги:

1. керівник підприємства. Тут можна оформити наказ, розпорядження або рішення. Проте ми переконані, що краще вдатися до формування рішення уповноваженого;
2. уповноважена керівником особа. Найліпше підійде рішення уповноваженого, яке ви можете оформити за підготованим нашими фахівцями шаблоном;
3. комісія із соціального страхування. Колегіальні рішення, як правило, оформлюють протоколом. Отже, тут варто складати протокол комісії із соціального страхування.

Висновки

1. Для призначення виплат беріть винятково ті Е-ЛН, які мають статус «Готово до сплати».
2. Потрібно вчасно розглядати надання допомоги за листками непрацездатності (усі строки – у нашій інфографіці).
3. Оформлюйте рішення про виплату за допомогою наказів, рішень або протоколів залежно від того, хто формує такий документ. Скористайтеся нашими шаблонами.

Василь ЦИГАНЕНКО, редактор kadroland, експерт з питань трудового законодавства, оплати праці та оподаткування

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності (через алкогольне сп’яніння)

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності (простій)

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності на підставі протоколу

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності (вихід на роботу під час лікарняного)

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати (відмова через алкогольне сп’яніння)

Протокол засідання комісії для прийняття рішення про страхові виплати / рішення уповноваженого (з 01.01.2023)

Наказ про прийняття рішення про страхові виплати директором у разі тимчасової відсутності уповноваженої особи

Наказ про створення комісії для прийняття рішення про страхові виплати (з 01.01.2023)