Електронні кадрові документи: з 16.04.2026 нові правила для роботодавців і працівників

Мінекономіки оновило правила електронного документообігу, розширивши їх дію на всі трудові відносини. Відтепер роботодавці можуть офіційно вести кадрові документи у цифровому форматі – від заяв і наказів до документів про відпустки, переведення та звільнення

9

2588

16.04.2026 набрав чинності наказ Мінекономіки від 26.03.2026 №4408 «Про внесення змін до наказу Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21», яким оновлено Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (далі – Порядок), затверджений наказом Мінекономіки від 28.10.2021 №839-21.


Якщо раніше цей Порядок стосувався насамперед системи управління охороною праці, то тепер його дію поширено на сферу трудових відносин загалом, включаючи документи з питань охорони праці.



Що це означає для роботодавців:


Роботодавець, який приймає рішення перейти на електронний документообіг, може організувати створення, ведення, підписання, пересилання та зберігання документів у цифровому форматі – відповідно до вимог законодавства про працю, законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.


У цифровому форматі можуть використовуватися, наприклад:


  1. заяви працівників;
  2. накази та розпорядження роботодавця;
  3. документи щодо відпусток, відряджень, переведення, звільнення;
  4. документи з питань охорони праці;
  5. інші документи у сфері трудових відносин, ведення яких передбачено законодавством.

Важливо! Перехід на електронний документообіг є альтернативним варіантом. Роботодавець самостійно приймає рішення про його впровадження та оформлює це відповідним наказом або розпорядженням

Переваги для бізнесу та працівників:


  1. швидкий обмін документами;
  2. менше паперової роботи;
  3. зручна взаємодія з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають в іншому місті чи країні;
  4. краща організація кадрового діловодства;
  5. можливість належного електронного зберігання документів.



Джерело: Держпраці


Схожі публікації:


Оформлення працівників через «Дію» з ІІІ кварталу 2026: роботодавцям варто готуватися вже зараз

Повідомлення про прийняття працівника: нові правила для роботодавців


Стаття на тему:


Електронний архів на підприємстві: етапи впровадження та типові помилки підприємств

✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
9

2588

6

113

14

1142

5

158

3

499

3

312

7

143

3

53

5

20903

4

253

2

674

7

476

4

89

4

569

9

511

6

757

6

113

5

521

5

2236

5

161

4

216