Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі

1. Чи потрібна паперова трудова книжка
2. Працевлаштування і трудова книжка
3. Заповнення трудової книжки
4. Вкладиш до трудової книжки
5. Дублікат трудової книжки
6. Зберігання трудової книжки
7. Видача трудової книжки
8. Пересилання трудової книжки поштою
9. Виправлення помилок в трудових книжках
10. Трудові книжки: коли (не)потрібні заяви від працівників
11. Трудові книжки сумісників
12. Сканування трудової книжки

Чи потрібна паперова трудова книжка

З 10.06.2021 запроваджено електронну трудову книжку і відведено 5 років для перенесення даних з паперових трудових книжок до електронних. Отже, протягом такого перехідного періоду паралельно діють і електронні, і паперові трудові книжки.

Зауважте: є всі шанси, що дедлайн з передачі даних з паперової книжки до електронної продовжать до кінця / скасування воєнного стану + 3 роки. Детально про це – тут. А отже, поки від паперових трудових книжок не відмовилися остаточно.

Працевлаштування і трудова книжка

Тривалий час при працевлаштуванні кандидати на посаду подавали трудові книжки. Це свідчило про намір працевлаштуватися за основним місцем роботи. З 2021 року кандидатам надано вибір: подавати трудову книжку або Відомості про трудову діяльність (ст. 24 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).

Зауважте, що надається один із зазначених документів. При чому визначено, що той чи інший документ кандидат зобов’язаний надати, а не роботодавець зобов’язаний вимагати. Тобто роботодавець «працює» з тим документом, який надав кандидат на посаду. Детально про це – тут.

Цікаво, що відповідно до ч. 2 ст. 48 КЗпП:

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу

Наголошуємо: трудова книжка такому працівнику оформляється на вимогу. Тобто роботодавець не зобов’язаний це робити за замовчуванням.

До 2021 року відсутність трудової книжки при працевлаштуванні означала, що кандидат приймається на роботу за сумісництвом. Наразі ж навіть сумісники можуть подати при працевлаштуванні трудову книжку, якщо вона зберігається в них на руках.

Заповнення трудової книжки

При заповненні паперової трудової книжки, як і раніше, керуємось Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).

Зауважте:

1. записи вносимо за замовчуванням, якщо працівник прийняти на роботу до 10.06.2021 і не звільнився по теперішній час;
2. на вимогу працівника, якщо приймаємо працівника після 10.06.2021. У Правилах внутрішнього трудового розпорядку краще визначити: вимога має бути усна чи у вигляді заяви від працівника.

Загальний алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку – тут.

До трудової книжки вносять:

1. відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
2. відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
3. відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Записи в трудовій книжці мають відповідати формулюванням чинного законодавства та містити посилання на статтю і пункт закону.

Перед тим, як внести запис про прийняття на роботу, роботодавець у розділі «Відомості про роботу» зазначає своє найменування. А саме, у графі 3 як заголовок пишеться повне найменування підприємства (п. 2.14 Інструкції № 58), без скорочень і абревіатур, наприклад «Товариство з обмеженою відповідальністю «Млинок».

Далі нижче заголовка зазначають:

1. у графі 1 – порядковий номер запису;
2. у графі 2 – дату прийняття на роботу;
3. у графі 3 – «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади та присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій»;
4. у графі 4 – номер і дату наказу (розпорядження).

Запис про прийняття працівника на роботу вносять до його трудової книжки не пізніше тижневого строку після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу.

Увага! При внесенні запису до трудової книжки про прийняття на роботу не потрібно вносити інформацію про встановлення випробування, характер роботи (сезонна/тимчасова), строк дії трудового договору, встановлення неповного робочого часу (лист Мінпраці від 29.05.2007 № 126/13/133-07). Цю інформацію зазначають тільки у наказі

Запис про звільнення працівника вноситься до трудової книжки в день звільнення. І такий запис має повністю відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону (п. 2.3, 2.26 Інструкції № 58). Запис про звільнення у трудовій книжці працівника вносять із дотриманням таких правил:

1. у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
2. у графі 2 – дата звільнення;
3. у графі 3 – причина звільнення;
4. у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.

Сам запис про звільнення має бути засвідчений підписом відповідальної особи та печаткою підприємства (служби персоналу).

Більше нюансів внесення записів розглядали тут.

А зразки записів до трудових книжок ви завжди знайдете у нашому довіднику «Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки».

Враховуйте певні особливості внесення записів:

1. про навчання працівника;
2. якщо не закрито попередній запис про безробіття;
3. про військову службу.

Вкладиш до трудової книжки

Вкладиш являє собою документ, подібний до трудової книжки, але без зовнішнього оформлення (обкладинки).

Вкладиш до трудової книжки вкладається до діючої, непошкодженої трудової книжки у випадку, коли закінчується відповідний розділ. Найчастіше це відбувається при закінченні розділу «Відомості про роботу» в україномовній частині документа.

Увага! Якщо закінчився україномовний розділ, обов'язково потрібно придбати вкладиш до трудової книжки: вносити записи до російськомовної частини (за її наявності) не можна

Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці, тобто титульному аркуші, трудової книжки зверху проставляють штамп розміром 10 × 25 мм із написом «Виданий вкладиш». Тут же зазначають серію та номер вкладиша.

За вимогами Інструкції №58 вкладиш вшивають у паперову трудову книжку. Вкладиш без основної трудової книжки не є дійсним.

Більше інформації про заповнення вкладиша – тут.

Дублікат трудової книжки

Якщо трудова книжка була втрачена (в тому числі залишилася на тимчасово окупованій території) або знищена, то має бути оформлений її дублікат.

Відповідно до законодавства працівник, який загубив трудову книжку і потребує оформлення її дублікату, має звернутися до останнього роботодавця за основним місцем роботи з письмовою заявою про оформлення дубліката трудової книжки.

Роботодавець зобов'язаний завести дублікат трудової книжки не пізніше ніж за 15 днів після подання працівником відповідної заяви.

Зауважте, що оформлення та заповнення дубліката відбувається відповідно до розділу 5 Інструкції №58. Як оформити дублікат трудової книжки, детально розбирали на мінікурсі.

Більше рекомендацій, як діяти, коли трудова книжка втрачена або зіпсована, розглядали тут.

Зберігання трудової книжки

З 10.06.2021 роботодавці не зобов’язані зберігати трудові книжки працівників, які були прийняті на роботу після цієї дати. Це визначено у ст. 48 КЗпП. Приймати трудову книжку на зберігання не можна навіть за заявою працівника.

Якщо при працевлаштуванні вносите запис до трудової книжки працівника, то робіть це одним днем: не приймайте на зберігання навіть на один день, не потрібно вносити запис до Книги обліку руху трудових книжок.

Проте трудові книжки працівників, які були прийняті до 10.06.2021 та продовжують працювати, ще можуть зберігатися на підприємстві.

Враховуйте п. 6.2 Інструкції №58:

Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку

В такому випадку заява від працівника з проханням зберігати трудову книжку не потрібна. А от чи обов’язково повідомляти працівника про необхідність отримати трудову книжку, пояснювали тут.

ФОП-роботодавець не зберігає трудові книжки. Такого функціоналу у них не було ані до, ані після 10.06.2021. Більше інформації про зберігання трудових книжок – у мінікурсі.

Видача трудової книжки

Станом натепер існують такі випадки видачі трудової книжки роботодавцем:

1. у разі звільнення (ст. 47 КЗпП);
2. після завершення включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»);
3. під час дії воєнного стану за заявою працівника (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»);
4. у разі смерті працівника його родичам (п. 4.3 Інструкції №58).

Цікаво, що формально оцифрування / сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику. Деталі – тут. Але у листі від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а фахівці Держпраці зауважили:

якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до РЗО, то ТК можна видати працівнику до завершення п’ятирічного терміну

Отже, допустимо видати паперову трудову книжку на зберігання працівнику за заявою працівника. На це неодноразово звертали увагу фахівці Держпраці (наприклад, тут):

роботодавець не може відмовити працівникові у видачі трудової книжки на його вимогу. В такому випадку працівник має подати заяву, в якій просить видати йому трудову книжку й обґрунтовує необхідність вдачі, а роботодавець – завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки

Роботодавець оформлює відповідний наказ про видачу трудової книжки. У Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма №П-10) вносять відповідний запис та підпис працівника. Різні зразки заяв та наказів – тут.

При цьому записів у самій трудовій книжці робити не треба.

Більше подробиць про випадки видачі трудової книжки – тут. Зауважте, що тимчасова видача трудової книжки не передбачена (читайте тут).

Пересилання трудової книжки поштою

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Нагадаємо, що відповідно до п. 4.2 Інструкції №58 пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Тобто працівник має надати заяву про пересилання трудової книжки поштою й вказати адресу, на яку слід надіслати її. Зверніть увагу, що зараз трудову книжку за погодженням із працівником можна надсилати й за кордон.

Водночас роботодавець може і відмовити у пересиланні трудової книжки (обґрунтування – тут).

Також зауважте, що за загальним правилом роботодавець не має права направити трудову книжку звільненого працівника поштою на ім’я родича. Утім, безвихідних ситуацій не існує. Підказки – тут.

Відправили поштою трудову книжку звільненому працівнику, але він не отримав її? Якщо є підтвердження пересилання трудової книжки, відповідальність роботодавця відсутня. Обґрунтування – тут.

Виправлення помилок в трудових книжках

Слід розрізняти поняття «зміна записів» та «виправлення записів» у трудовій книжці.

Зміни в записах робляться, коли інформація була внесена коректно, але згодом вимагає оновлення через зміни даних працівника.Наприклад, зміна прізвища після укладання шлюбу чи розлучення вимагає актуалізації цієї інформації на титульній сторінці трудової книжки.

Зауважте, що зміну записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження виконує роботодавець за останнім місцем роботи працівника (п. 2.13 Інструкції № 58). Приклади внесення коригувань – тут.

Водночас такий роботодавець не може проставляти печатку та підпис за іншого роботодавця. Деталі – тут.

Виправлення записів необхідне, коли первісна інформація внесена з помилками або неточностями. Такі випадки часто-густо стосуються відомостей про призначення на посаду, переведення, звільнення, а також нагородження та заохочення.

Виправити запис у паперовій трудовій книжці може виключно той роботодавець, який, власне, і вніс цей неточний, невірний запис про трудову діяльність (п. 2.6 Інструкції № 58).

Під час внесення виправлень до трудової книжки треба врахувати 3 важливі правила:

Правило 1. Не можна робити підчисток або використовувати коригувальні засоби.

Правило 2. Не можна закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

Правило 3. Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення тощо повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження роботодавця (п. 2.9 Інструкції № 58).

Приклади внесення виправлень – тут.

Трудові книжки: коли (не)потрібні заяви від працівників

Чинним законодавством передбачено декілька випадків, коли працівник зобов’язаний або може подати заяву, що стосується трудової книжки. Тут розглядаємо:

1. коли подання заяви щодо дій з трудовими книжками обов’язкові;
2. коли подання заяви щодо трудової книжки рекомендоване;
3. коли заява щодо трудової книжки не тільки не потрібна, а й зайва.

Трудові книжки сумісників

Ми вже зазначали вище, що наразі навіть особи, які працевлаштовуються на роботу за сумісництвом, можуть надати при працевлаштуванні трудову книжку.

Однак, щодо записів про роботу за сумісництвом, то слід орієнтуватися на п. 2.14 Інструкції №58:

Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом

Отже, запис вносимо саме про роботу за сумісництвом до трудової книжки й робимо це за місцем основної роботи.

Підставою для внесення про роботу за сумісництвом, можуть бути накази про прийняття і звільнення з роботи за сумісництвом або довідка.

Тобто лише після звільнення з роботи за сумісництвом, основний роботодавець зможе внести такий запис. Нюанси внесення запису – тут.

Сканування трудової книжки

У роботодавця немає безумовного обов’язку оцифрувати чи передати скан-копії паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Якщо ви все ж таки вирішили допомогти своїм працівникам з цим питанням, то варто враховувати наступні вимоги.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права та кадрового обліку

Шаблони та зразки документів:

Заява про внесення запису до трудової книжки

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Заява про звільнення з пересиланням трудової книжки

Наказ про звільнення з пересиланням трудової книжки

Повідомлення про можливість вислати трудову книжку за кордон

Довідники на тему:

Алгоритм передачі скан-копій трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України

Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки

Виправлення помилкових записів у трудовій книжці