Трудова книжка
14.11.2025
Місце зберігання паперової трудової книжки, у тому числі після сканування
Після переходу на електронні трудові книжки роботодавці все частіше стикаються із запитанням: де й скільки часу зберігати паперові трудові книжки, особливо після їх сканування? Законодавчі норми різних років створюють багато нюансів. У цьому матеріалі розбираємо, коли роботодавець зобов’язаний зберігати трудову книжку, у яких випадках має видати її працівнику та що робити під час оцифрування
- Які трудові книжки не зобов’язані зберігати роботодавці
- У яких випадках трудову книжку можна видати працівникові
- Висновки
Які трудові книжки не зобов’язані зберігати роботодавці
З 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати трудові книжки працівників, які були прийняті на роботу після цієї дати. Навіть за заявою працівника – з 10 червня 2021 року паперові трудові книжки не беремо на зберігання на підприємстві.
Проте трудові книжки працівників, які продовжують працювати та були прийняті до 10 червня 21 року, ще можуть зберігатися на підприємстві.
ФОП-роботодавець не зберігає трудові книжки. Такого функціоналу у них не було ані до, ані після 10 червня 2021 року.
У яких випадках трудову книжку можна видати працівникові
Сьогодні законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки.
Видача трудової книжки при звільненні працівника
Найпоширеніший і зрозумілий випадок – це коли працівник звільняється, роботодавець зобов’язаний видати йому трудову книжку, оформлену відповідно до всіх вимог.
Це передбачено ст. 47 Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) та п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Нагадаємо, відповідно до п. 4.2 Інструкції №58, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Тобто працівник має надати заяву про пересилання трудової книжки поштою й вказати адресу, на яку слід надіслати її. Зверніть увагу, що зараз трудову книжку за погодженням із працівником можна надсилати й за кордон.
А трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, слід зберігати протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки або їх дублікати зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Видача трудових книжок під час воєнного стану
Другий випадок, це видача трудової книжки відповідно до ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). А саме, у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних та можливих бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Отже, у такому випадку роботодавець одноосібно може прийняти рішення про видачу паперових трудових книжок на зберігання працівникам.
Видача трудових книжок після оцифрування
І третій випадок ПФУ називає з посиланням на п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Йдеться про те, що після завершення робіт з оцифрування наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Під роботами слід розуміти включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника.
Та є важливий нюанс: процес переходу на електронні трудові книжки триватиме до 10 червня 2026 року. Тому зараз не варто поспішати видавати трудову книжку через оцифрування конкретного працівника, оскільки цей процес ще не завершено ПФУ.
З цього випливає висновок, що формально оцифрування або сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику. Якщо після оцифрування постає питання про видачу трудової книжки на зберігання працівнику, то краще це зробити на підставі заяви працівника про це. Адже згідно з роз’ясненнями Держпраці, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі трудової книжки на його вимогу.
Видача ТК за заявою працівника
Працівник має подати заяву з проханням видати йому паперову трудову книжку на зберігання. Вважаємо, що безпечніше на підставі заяви видати наказ про видачу трудової книжки. Далі інформацію про видачу слід зафіксувати у Книзі обліку руху трудових книжок.
Висновки
- Якщо працівник був прийнятий на роботу до 10 червня 2021 року і не звільнився, трудова книжка ще може зберігатися на підприємстві. Така трудова книжка обов’язково видається працівнику у разі звільнення.
- Роботодавець може прийняти рішення про видачу трудових книжок, якщо йдеться про території активних та можливих бойових дій.
- У всіх інших випадках безпечніше видавати трудову книжку на зберігання працівником за його заявою.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява працівника про видачу трудової книжки
Наказ про видачу трудової книжки працівнику
Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Відеокурс на тему:
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Видача трудової книжки працівникам: коли можлива та як оформити
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
Бронювання
14.11.2026
Бронювання до 95%: для підприємств ОПК і ПЕК пропонують запровадити 31-денний перехідний період
Мінекономіки підготувало проєкт рішення про запровадження 31-денного адаптаційного періоду для підприємств ОПК і ПЕК. Це питання актуальне для роботодавців, які мали до 10 листопада привести кількість заброньованих працівників у відповідність до квоти 95%. Розповідаємо, що відомо про запропоновані зміни та які роз’яснення раніше надавали в Міненерго

Бронювання
14.11.2026
Статус критичності до 01.02.2027 і нові критерії: Мінекономіки нагадало 5 етапів переходу на оновлені правила
Уряд оновив правила отримання та підтвердження статусу критично важливого підприємства. Мінекономіки пояснило, як погоджуватимуть і реєструватимуть нові критерії, коли переглядатимуть уже надану критичність та які додаткові умови тепер мають виконувати роботодавці. Також підготовлено проєкт автоматичного продовження статусів, строк дії яких спливає в листопаді – грудні 2026 року, до 1 лютого 2027 року

Бронювання
13.11.2026
Критичність підприємств переглянули, але результатів немає: скільки компаній втратили статус і що з квотами
Мінекономіки повідомило про перегляд критеріїв критично важливих підприємств, однак конкретних результатів для бізнесу поки не оприлюднило. Скільки критеріїв змінили або скасували, які підприємства вже втратили статус критично важливих і які квоти бронювання діятимуть для різних категорій роботодавців? Нардепка Ніна Южаніна звернула увагу на п’ять питань, на які бізнес досі не отримав відповідей

Воєнний стан
13.11.2026
Мобілізація з 18 років: чи планують знижувати призовний вік в Україні
У Telegram-каналах з’являються повідомлення про можливе зниження мобілізаційного віку до 18 років. У Комітеті ВРУ прокоментували ці чутки та пояснили, чи розглядають у Верховній Раді відповідні законодавчі ініціативи

Бронювання
13.11.2026
Збільшений ліміт бронювання закінчується 08.12.2026: який строк для анулювання відстрочок
8 грудня 2026 року закінчується строк дії рішення про збільшення ліміту бронювання нашого підприємства. Якщо нового рішення не буде, коли потрібно анулювати бронювання працівників? Критичність підприємства діє до липня 2027 року.

Особливі працівники
13.11.2026
Помилково сплатили внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: як пропонують повертати кошти
ДПС оприлюднила проєкт наказу Мінфіну, який визначає порядок повернення помилково та / або надміру сплаченого внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Заяву пропонують подавати виключно в електронній формі через Електронний кабінет

Відповідальність / Перевірки
13.11.2026
Плани перевірок на 2027 рік: які держоргани вже оприлюднили графіки
Держоргани почали оприлюднювати плани перевірок на 2027 рік. У таблиці збираємо наявні плани перевірок на 2027 рік – є плани перевірок вже від трьох структур. До 1 грудня буде затверджена більшість з них, а план-графік перевірок ДПС очікуємо до 25 грудня

Відповідальність / Перевірки
13.11.2026
ДРС затвердила план комплексних перевірок на 2027 рік: у списку понад 17 тисяч підприємств
Державна регуляторна служба затвердила План комплексних заходів державного нагляду (контролю) на 2027 рік. До нього включено 17 722 суб’єкти господарювання. Водночас під час воєнного стану діють обмеження на проведення планових і позапланових перевірок, установлені постановою КМУ №303. Що означає затвердження плану для роботодавців і чи означає це, що бізнес перевірятимуть у 2027 році

Соціальне страхування / Пенсії
13.11.2026
Навчання до 2004 року та розбіжності у прізвищі: коли ПФУ зобов’язаний зарахувати стаж
Чи втрачає людина трудовий стаж, якщо прізвище в трудовій книжці написане російською, а в паспорті – українською? Чи зарахують до стажу навчання до 2004 року та чи підтверджує форма ОК-5 роботу за Списком №2? Суд пояснив, за яких умов ПФУ не має права відмовляти у врахуванні таких періодів під час призначення пенсії

Мобілізовані / Добровольці ТРО
13.11.2026
Відпускний стаж мобілізованого: які періоди військової служби зараховувати до щорічної відпустки
Чи накопичуються дні щорічної основної відпустки, поки працівник проходить військову службу за мобілізацією? Які норми закону застосовувати кадровику та як правильно обчислити відпускний стаж мобілізованого працівника – у роз'ясненні ФПУ

Умови праці
13.11.2026
Дистанційна робота за потреби: чи може працівник періодично працювати з дому
Чи можливо надати можливість періодично працювати працівнику в бюджетній організації дистанційно за його бажанням при виникненні екстрених обставин строком на декілька днів, попередивши роботодавця заздалегідь. Як оформити документально?

Бронювання
13.11.2026
100% бронювання для підприємств на територіях бойових дій: що змінилося після Постанови №1328
Підприємства, розташовані на територіях можливих або активних бойових дій, і надалі можуть бронювати до 100% військовозобов’язаних працівників. Мінекономіки пояснило, чи вплинуло створення Координаційного центру на процедуру збільшення ліміту та до яких органів має звернутися роботодавець

Воєнний стан
13.11.2026
Перелік територій бойових дій та окупованих територій: швидкий пошук населених пунктів і всі зміни 2026 року
13.11.2026 наказ Мінрозвитку від 24.10.2026 №2291 набрав чинності. Отже, вже офіційно оновлено Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або які тимчасово окуповані рф. Щоб кадровикам та бухгалтерам не довелося шукати інформацію серед понад 11 047 населених пунктів, ми створили зручний сервіс пошуку. А також постійно відстежуємо всі зміни та збираємо їх в окремій таблиці із зазначенням дат, номерів наказів і територій, яких вони стосуються

Соціальне страхування / Пенсії
13.11.2026
Допомога «єЯсла»: з 13 листопада потрібна копія наказу про відпустку до 3 років, але не всім
З 13 листопада 2026 року діють нові вимоги для отримання допомоги «єЯсла», якщо заяву подає батько дитини. Тепер до документів потрібно додати копію або витяг із наказу роботодавця про надання відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Визначено також винятки, коли такий наказ не потрібен, і уточнено, у якому випадку допомогу не виплачуватимуть. Розповідаємо, що змінила Постанова №1403









