Трудова книжка
14.11.2025
Місце зберігання паперової трудової книжки, у тому числі після сканування
Після переходу на електронні трудові книжки роботодавці все частіше стикаються із запитанням: де й скільки часу зберігати паперові трудові книжки, особливо після їх сканування? Законодавчі норми різних років створюють багато нюансів. У цьому матеріалі розбираємо, коли роботодавець зобов’язаний зберігати трудову книжку, у яких випадках має видати її працівнику та що робити під час оцифрування
- Які трудові книжки не зобов’язані зберігати роботодавці
- У яких випадках трудову книжку можна видати працівникові
- Висновки
Які трудові книжки не зобов’язані зберігати роботодавці
З 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати трудові книжки працівників, які були прийняті на роботу після цієї дати. Навіть за заявою працівника – з 10 червня 2021 року паперові трудові книжки не беремо на зберігання на підприємстві.
Проте трудові книжки працівників, які продовжують працювати та були прийняті до 10 червня 21 року, ще можуть зберігатися на підприємстві.
ФОП-роботодавець не зберігає трудові книжки. Такого функціоналу у них не було ані до, ані після 10 червня 2021 року.
У яких випадках трудову книжку можна видати працівникові
Сьогодні законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки.
Видача трудової книжки при звільненні працівника
Найпоширеніший і зрозумілий випадок – це коли працівник звільняється, роботодавець зобов’язаний видати йому трудову книжку, оформлену відповідно до всіх вимог.
Це передбачено ст. 47 Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) та п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Нагадаємо, відповідно до п. 4.2 Інструкції №58, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Тобто працівник має надати заяву про пересилання трудової книжки поштою й вказати адресу, на яку слід надіслати її. Зверніть увагу, що зараз трудову книжку за погодженням із працівником можна надсилати й за кордон.
А трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, слід зберігати протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки або їх дублікати зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Видача трудових книжок під час воєнного стану
Другий випадок, це видача трудової книжки відповідно до ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). А саме, у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних та можливих бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Отже, у такому випадку роботодавець одноосібно може прийняти рішення про видачу паперових трудових книжок на зберігання працівникам.
Видача трудових книжок після оцифрування
І третій випадок ПФУ називає з посиланням на п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Йдеться про те, що після завершення робіт з оцифрування наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Під роботами слід розуміти включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника.
Та є важливий нюанс: процес переходу на електронні трудові книжки триватиме до 10 червня 2026 року. Тому зараз не варто поспішати видавати трудову книжку через оцифрування конкретного працівника, оскільки цей процес ще не завершено ПФУ.
З цього випливає висновок, що формально оцифрування або сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику. Якщо після оцифрування постає питання про видачу трудової книжки на зберігання працівнику, то краще це зробити на підставі заяви працівника про це. Адже згідно з роз’ясненнями Держпраці, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі трудової книжки на його вимогу.
Видача ТК за заявою працівника
Працівник має подати заяву з проханням видати йому паперову трудову книжку на зберігання. Вважаємо, що безпечніше на підставі заяви видати наказ про видачу трудової книжки. Далі інформацію про видачу слід зафіксувати у Книзі обліку руху трудових книжок.
Висновки
- Якщо працівник був прийнятий на роботу до 10 червня 2021 року і не звільнився, трудова книжка ще може зберігатися на підприємстві. Така трудова книжка обов’язково видається працівнику у разі звільнення.
- Роботодавець може прийняти рішення про видачу трудових книжок, якщо йдеться про території активних та можливих бойових дій.
- У всіх інших випадках безпечніше видавати трудову книжку на зберігання працівником за його заявою.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява працівника про видачу трудової книжки
Наказ про видачу трудової книжки працівнику
Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою
Відеокурс на тему:
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Статті та консультації на тему:
Видача трудової книжки працівникам: коли можлива та як оформити
Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань
Трудові книжки: бліцвідповіді про оцифрування, заповнення та видачу
Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів
Військовий облік
30.09.2026
Виключених з військового обліку не мають права повертати на облік: рішення суду
Шостий апеляційний адміністративний суд визнав протиправними пункти 17 та 17-1 Постанови №932. Саме ці норми стали підставою для автоматичної постановки на військовий облік, зокрема людей, які раніше були виключені з нього

Медперсонал
30.09.2026
Медпрацівникам розширили трудові функції: що тепер потрібно фіксувати в ЕСОЗ
Медичним працівникам додали нову функцію під час ведення електронної медичної документації. В ЕСОЗ тепер фіксуватимуть не лише проведене обстеження, процедуру чи операцію, а й конкретне медичне обладнання, яке використовували під час надання допомоги. Розповідаємо, кого стосується зміна та що саме зазначатимуть в електронній системі

Військовий облік
30.09.2026
Як оформити ознайомлення з правилами військового обліку при прийнятті на роботу
Чи можемо ознайомлювати працівників із правилами військового обліку при прийнятті на роботу безпосередньо на аркуші з текстом правил, засвідчуючи ознайомлення підписом? Чи є така практика? Наприклад, назвати документ «Аркуш доведення правил військового обліку», далі розмістити текст правил, а наприкінці – ПІБ, дату народження та підпис про ознайомлення.

Звільнення
30.09.2026
Чи повинен працівник шукати собі заміну, щоб звільнитися за власним бажанням
«Знайди собі заміну – тоді звільнимо». З такою вимогою працівник може зіткнутися, коли вирішує звільнитися за власним бажанням. Але чи справді пошук нового працівника є його обов’язком і що робити, якщо керівник не приймає заяву на звільнення?

Інше
30.09.2026
Мінекономіки планує залучити 2 млн людей до ринку праці: які 4 програми діятимуть
Майже 7 млн українців перебувають поза ринком праці, водночас три з чотирьох компаній заявляють про нестачу працівників. Щоб скоротити цей розрив, до 2030 року Мінекономіки планує залучити до роботи щонайменше 2 млн людей. Розповідаємо, які програми передбачили для людей 50+, молодих батьків, молоді та майбутніх підприємців

Особливі працівники
30.09.2026
Чи виконано норматив 4%, якщо є два працівники з інвалідністю по 0,5 ставки
Норматив працівників з інвалідністю для підприємства складає – 1 особа з інвалідністю. В нас є два працівники з інвалідністю, але вони працюють по «0,5 ставки» кожен. Чи правильно я розумію, що в нас виконано норматив, адже 0,5 ставки + 0,5 ставки дають 1 повну ставку?

Інше
30.09.2026
Відстрочка є, а виїзд за кордон можуть заборонити: кому треба знати про нюанси
Оформлена відстрочка від мобілізації не в усіх випадках гарантує право на перетин кордону. Адвокат Дар’я Тарасенко звернула увагу на три ключові моменти та пояснила, які нюанси діють для різних підстав відстрочки – зокрема для заброньованих, багатодітних, осіб з інвалідністю та тих, хто здійснює догляд

Відпустки
30.09.2026
Відкликання із відпустки: зразок наказу
Наказ про відкликання працівника зі щорічної відпустки оформлюють за його згодою у випадках, передбачених законодавством, із зазначенням причини, дати виходу на роботу та порядку використання невикористаних днів відпустки. Наказ підписує керівник підприємства, а працівника обов’язково ознайомлюють із ним.

Відповідальність / Перевірки
30.09.2026
59 500 грн штрафу за військовий облік: кого на підприємстві можуть покарати
Від 34 000 до 59 500 грн – такий штраф загрожує за порушення правил військового обліку на підприємстві в особливий період. Міноборони нагадало, які вимоги має виконувати роботодавець, хто нестиме відповідальність за відсутність обліку, а хто – за порушення під час його ведення

Бронювання
30.09.2026
Сумісництво на критичному підприємстві і квота на бронювання: чи видно вже через «Дію», хто враховує у загальну кількість військовозобов’язаних
Ще в липні в Мінцифри обіцяло, що вже у вересні критично важливі підприємства побачать у «Дії», хто з роботодавців враховує військовозобов’язаного у квоту. Ми запитали у «Дії» про таку можливість і отримали чітку відповідь

Військовий облік
30.09.2026
У «Дії» з’являються «зайві» працівники у відомостях персонального обліку: що робити роботодавцю
Під час звіряння військового обліку через «Дію» роботодавці можуть побачити у відомостях жінок зі статусом «Призовник» або вже звільнених працівників. У «Дії» пояснили причини такої ситуації та розповіли, що робити, якщо дані про працівника не оновилися

Інше
29.09.2026
Посвідчення тракториста більше не потрібне: хто з водіїв може керувати сільгосптехнікою під час воєнного стану
Уряд змінив правила керування машинами для водіїв із посвідченнями категорій C1, C, D1 та D. На час воєнного стану та ще 90 днів після його припинення або скасування вони зможуть керувати технікою категорій А1, А2, В1, В2, В3 без окремого посвідчення тракториста-машиніста. Водночас для виїзду на дороги встановили окреме обмеження

Особливі працівники
29.09.2026
Працівник з інвалідністю: які пільги та гарантії має врахувати роботодавець
Неповний робочий час, робота вночі та надурочно, дострокове розірвання строкового договору і переважне право залишитися на роботі під час скорочення – законодавство передбачає низку гарантій для працівників з інвалідністю. Держпраці нагадала, що має знати працівник і врахувати роботодавець

Робочий час
29.09.2026
Чи можна одночасно встановити неповний робочий час усім працівникам
Підкажіть, будь ласка, чи є норма, що не можна більше певної кількості людей на місяць переводити на неповний робочий день? Можете надати консультацію чи підказати, де прочитати цю норму? Є критерії масового звільнення. Можливо, подібні обмеження є і щодо неповного робочого дня?









