Чи видавати трудові книжки працівникам після оцифрування

Плануємо оцифровувати трудові книжки працівників, які ще зберігаються на підприємстві. Чи потрібно після успішного оцифрування віддавати трудові книжки на руки працівникам? На якій підставі?

2366


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Оцифрування / сканування трудової книжки не є підставою для видачі її на руки працівнику. Водночас видати трудову книжку можна за заявою.


Чинне законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки:


  1. при звільненні (ст. 47 Кодексу законів про працю України та абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58);
  2. під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»);
  3. після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).


Щодо останнього випадку, то конструкція норми не дозволяє зробити однозначного висновку: мається на увазі завершення глобального процесу переходу з паперових трудових книжок на електронні, на який виділено 5 років (до 10.06.2026), або ж локальне оцифрування / сканування трудової книжки конкретного працівника. Тому наразі не радимо користуватися такою можливістю.


Отже, формально оцифрування / сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику. Ви можете і надалі продовжувати зберігати такі трудові книжки на підприємстві (щодо прийнятих на роботу до 10.06.2021).

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

Але допустимо видати паперову трудову книжку на зберігання працівнику навіть при триваючих трудових відносинах за заявою працівника. На це неодноразово звертали увагу фахівці Держпраці (наприклад, тут):

роботодавець не може відмовити працівникові у видачі трудової книжки на його вимогу. В такому випадку працівник має подати заяву, в якій просить видати йому трудову книжку й обґрунтовує необхідність вдачі, а роботодавець – завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки

👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.

Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».


Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Заява працівника про видачу трудової книжки

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою


Статті та консультації на тему:


Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Видача трудової книжки працівникам: коли можлива та як оформити

Чи потрібен наказ про видачу трудової книжки

Чи може працівник забрати свою трудову книжку із відділу кадрів

2366

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

Коментарі

33

2212

107

48

1667

74

25

2175

873

114

1860

8269

9

113

220

67

78103

206

95

1082