Сканування / оцифрування трудової книжки: є реальні шанси, що строк продовжать

1. Офіційна дата завершення наповнення ЕТК – 10.06.2026
2. Продовження строків оцифрування трудових книжок – проєкт
3. Оцифрування до 10.06.2026 та після
4. Висновки

Офіційна дата завершення наповнення ЕТК – 10.06.2026

За загальним правилом, визначеним в п. 2 розд. ІІ Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»:

…включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб <…> відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України…

Отже, дані з паперової трудової книжки слід перенести до електронної трудової книжки. Зробити це можна шляхом передачі сканкопій сторінок паперової трудової книжки або оцифрування її записів. Причому на таке перенесення нам відведено п’ять років. Станом на зараз завершити перехід слід до 10.06.2026.

Зауважимо, що в професійних колах давно вже йде обговорення про перенесення граничних строків. Не секрет, що останнім часом Пенсійний фонд розсилає роботодавцям листи з нагадуванням про необхідність оцифрувати трудові книжки працівників. Також роботодавців інформують про відсоток оцифрованих трудових книжок. Аналіз таких повідомлень свідчить про доволі низькі темпи оцифрування.

І ось маємо «перший дзвіночок».

Продовження строків оцифрування трудових книжок – проєкт

На сайті ВРУ зареєстровано законопроєкт від 27.11.2025 №14257 «Про внесення змін до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Законопроєкт пропонує продовжити строк оцифрування трудових книжок на період дії воєнного стану плюс три роки після його припинення чи скасування.

Отже, якщо проєкт стане Законом, то матимемо відкриту дату оцифрування паперових трудових книжок.

Зверніть увагу ще на один цікавий момент.

В листах до роботодавців та офіційних роз’ясненнях Пенсійний фонд часто наполегливо рекомендує роботодавцям оцифровувати чи передавати сканкопії трудових книжок працівників. Подекуди навіть мова відверто йде про обов’язок роботодавця.

Ми ж неодноразово наголошували, що чинне законодавство не висуває обов’язку для роботодавця сканувати чи оцифровувати трудові книжки працівників. Роботодавець є одним із суб’єктів, хто може це зробити.

Хоч і непрямо, але в законопроєкті №14257 про це також йдеться. Зокрема, зазначено, що включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Отже, знову ж таки: роботодавець може вносити такі відомості, але не зобов’язаний.

Оцифрування до 10.06.2026 та після

Перспективи, що законопроєкт №14257 стане законом, доволі реальні. Але поки цього не сталося, орієнтуємося все ж таки на загальновідомий дедлайн щодо оцифрування паперових трудових книжок – 10.06.2026.

Роботодавець не зобов’язаний оцифровувати трудові книжки працівників, проте, якщо у вас є така можливість – допомагайте своїм працівникам

Для цього слід:

1. провести аудит трудової книжки та виправити помилки відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юст, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58. Про виправлення помилок детально – тут;
2. зробити сканкопії сторінок трудової книжки у відповідному форматі. Більше порад – тут;
3. передати сканкопії на вебпортал ПФУ або ж додатково оцифрувати записи для прискорення процесу оброку Пенсійним фондом.

Видавати наказ для сканування, збирати заяви та згоди на обробку персональних даних від працівників – не потрібно.

Запис про сканування чи оцифрування до трудової книжки не вносимо.

Якщо оцифровуєте трудові книжки, які ще зберігаються на підприємстві, то це не створює необхідності видати трудову книжку працівнику на руки. В такому випадку може продовжити зберігати її далі у роботодавця.

Висновки

1. Відомості з паперової трудової книжки до електронної можна перенести шляхом оцифрування чи сканування.
2. Роботодавець може, але не зобов’язаний сканувати трудові книжки працівників.
3. Наразі гранична дата для оцифрування трудових книжок – 10.06.2026. Водночас з’явився законопроєкт, яким пропонується продовжити внесення даних до електронної трудової книжки на період дії воєнного стану плюс три роки після його сканування чи оцифрування.
4. Якщо вирішите сканувати трудові книжки, то пам’ятайте, що слід провести аудит трудової книжки, зробити сканкопії в певному форматі та завантажити їх на вебпортал ПФУ.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Відеокурс на тему:

Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Мінікурси на тему:

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Довідники на тему:

Витяг з електронної трудової книжки: покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ

Статті та консультації на тему:

Отримали лист від ПФУ з проханням оцифрувати трудові книжки та вести електронну трудову: як реагувати

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань

Як реагувати на повідомлення від ПФУ після подання сканкопій трудової книжки

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій