Експерт
Яна ЯрошенкоКреативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Офіційно відсканувати чи оцифрувати паперові трудові книжки треба до 10.06.2026. Водночас наприкінці листопада з’явився законопроєкт, яким пропонується відтермінувати граничну дату. Що відомо станом на сьогодні? Розглядаємо перспективи
За загальним правилом, визначеним в п. 2 розд. ІІ Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»:
…включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб <…> відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України…
Отже, дані з паперової трудової книжки слід перенести до електронної трудової книжки. Зробити це можна шляхом передачі сканкопій сторінок паперової трудової книжки або оцифрування її записів. Причому на таке перенесення нам відведено п’ять років. Станом на зараз завершити перехід слід до 10.06.2026.
Зауважимо, що в професійних колах давно вже йде обговорення про перенесення граничних строків. Не секрет, що останнім часом Пенсійний фонд розсилає роботодавцям листи з нагадуванням про необхідність оцифрувати трудові книжки працівників. Також роботодавців інформують про відсоток оцифрованих трудових книжок. Аналіз таких повідомлень свідчить про доволі низькі темпи оцифрування.
І ось маємо «перший дзвіночок».
На сайті ВРУ зареєстровано законопроєкт від 27.11.2025 №14257 «Про внесення змін до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Законопроєкт пропонує продовжити строк оцифрування трудових книжок на період дії воєнного стану плюс три роки після його припинення чи скасування.
Отже, якщо проєкт стане Законом, то матимемо відкриту дату оцифрування паперових трудових книжок.
Зверніть увагу ще на один цікавий момент.
В листах до роботодавців та офіційних роз’ясненнях Пенсійний фонд часто наполегливо рекомендує роботодавцям оцифровувати чи передавати сканкопії трудових книжок працівників. Подекуди навіть мова відверто йде про обов’язок роботодавця.
Ми ж неодноразово наголошували, що чинне законодавство не висуває обов’язку для роботодавця сканувати чи оцифровувати трудові книжки працівників. Роботодавець є одним із суб’єктів, хто може це зробити.
Хоч і непрямо, але в законопроєкті №14257 про це також йдеться. Зокрема, зазначено, що включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Отже, знову ж таки: роботодавець може вносити такі відомості, але не зобов’язаний.
Перспективи, що законопроєкт №14257 стане законом, доволі реальні. Але поки цього не сталося, орієнтуємося все ж таки на загальновідомий дедлайн щодо оцифрування паперових трудових книжок – 10.06.2026.
Роботодавець не зобов’язаний оцифровувати трудові книжки працівників, проте, якщо у вас є така можливість – допомагайте своїм працівникам
Для цього слід:
Видавати наказ для сканування, збирати заяви та згоди на обробку персональних даних від працівників – не потрібно.
Запис про сканування чи оцифрування до трудової книжки не вносимо.
Якщо оцифровуєте трудові книжки, які ще зберігаються на підприємстві, то це не створює необхідності видати трудову книжку працівнику на руки. В такому випадку може продовжити зберігати її далі у роботодавця.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Відеокурс на тему:
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Довідники на тему:
Витяг з електронної трудової книжки: покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ
Статті та консультації на тему:
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань
Як реагувати на повідомлення від ПФУ після подання сканкопій трудової книжки
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
Мінагрополітики затвердило нові Критерії визначення підприємств, установ та організацій, які мають важливе значення для галузей національної економіки у сферах, що належать до компетенції міністерства в особливий період. Наказ від 02.09.2026 №11 вже офіційно опубліковано, однак набирає чинності 18.10.2026

Як правильно діяти в такій ситуації: строковий трудовий договір (контракт) закінчився 08.10.2026. Працівник перебував на лікарняному з 08.10.2026 по 14.10.2026. Роботодавець видав наказ про звільнення 15.10.2026 за п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, зазначивши, що це перший робочий день після лікарняного. Чи правомірно визначено дату звільнення 15.10.2026? Чи потрібно було звільнити працівника 08.10.2026 незалежно від лікарняного? Чи виникає в такому випадку ризик визнання трудового договору безстроковим за ст. 39-1 КЗпП?

У трудовій книжці немає печатки або підпису, а попереду – оформлення пенсії? Такі недоліки можуть викликати запитання під час підтвердження стажу, але не завжди означають втрату років роботи. Розповідаємо, на які записи звернути увагу та що робити, якщо трудова книжка оформлена неналежним чином

Майже кожному роботодавцю доводилося відправляти своїх працівників у відрядження. І тема відряджень завжди викликає багато запитань. У статті розглянемо, які вимоги та правила встановлені трудовим законодавством щодо відряджень, а також документи, які необхідно оформити роботодавцю

У довідці ЄДЕБО зазначено про порушення послідовності здобуття освіти, через що можуть виникнути проблеми з оформленням відстрочки. Адвокат Дар’я Тарасенко запропонувала простий тест за таблицею, який допоможе перевірити, чи справді порушена послідовність освіти

НАЗК вказало на ризики непрозорого визначення критично важливих підприємств, неврегульовані строки ухвалення рішень і надмірні повноваження державних органів. Які зауваження має врахувати Уряд в остаточному тексті постанови?

Реформа охорони праці передбачає перехід до ризикоорієнтованої моделі та зміну підходів до державного нагляду. Що мають врахувати роботодавці та на чому зосередять увагу під час контролю?

Уряд переглядає систему бронювання працівників через масштабні зловживання 100% бронюванням. Прем’єр-міністр Сергій Корецький повідомив, що для критичних підприємств оборонного та енергетичного комплексів радикальних змін не планують

Постанову про нові правила бронювання планують затвердити наступного тижня, повідомив Олексій Гончаренко. За інформацією його джерел, формулу розрахунку не змінюватимуть, а Координаційний центр при Кабміні все ж створять

Запис «Солдат резерву» у військово-обліковому документі не означає, що особу зарахували до резервістів чи що вона проходить службу у військовому резерві. Суд розглянув справу працівника «Нової пошти», який вважав цей запис неправильним і побоювався, що він стане перешкодою для бронювання. Що означає код ВОС 999097 та який висновок зробив суд щодо його впливу на військовий облік і бронювання

На вебінарі почула, якщо виконано норматив працевлаштування осіб з інвалідністю, то треба заповнити тільки рядки 01-08 Звіту. А ми подали Звіт як платник внеску, тобто заповнили і Розділ І. Чи треба подати звіт з виправденнями? І чи буде штраф?

Навіть якщо на підприємстві призначено відповідального за військовий облік, це ще не гарантує відсутності порушень. Неактуальні списки, помилки в документах або невиконані вимоги щодо оповіщення працівників можуть створити ризики для роботодавця. Перевірте 5 типових помилок

Під час доповіді представників Мінекономіки та Міноборони Комітету ВРУ стало відомо, що остаточного тексту постанови Кабміну про зміни в бронюванні ще не існує. Документ перебуває на погодженні та доопрацюванні й очікує політичного рішення

Якщо людина отримала допомогу на оздоровлення під час роботи в органі місцевого самоврядування, а потім перейшла на державну службу, чи має вона право на грошову допомогу до щорічної відпустки? НАДС у роз’ясненні від 09.10.2026 № 210 пояснило, чому попередня виплата сама по собі не є підставою для відмови

Зовнішнє і внутрішнє звіряння були проведені в травні 2026 року, згідно з графіком. Чи потрібно пройти ще одне звіряння по працівниках, яких було прийнято з травня по теперішній час?

Кабінет Міністрів України удосконалив механізми професійного навчання з урахуванням потреб ринку праці. Зміни стосуються отримання ваучерів на навчання, вимог до документів про освіту та працевлаштування після здобуття професійної кваліфікації
