Експерт
Яна ЯрошенкоКреативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Офіційно відсканувати чи оцифрувати паперові трудові книжки треба до 10.06.2026. Водночас наприкінці листопада з’явився законопроєкт, яким пропонується відтермінувати граничну дату. Що відомо станом на сьогодні? Розглядаємо перспективи
За загальним правилом, визначеним в п. 2 розд. ІІ Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»:
…включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб <…> відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України…
Отже, дані з паперової трудової книжки слід перенести до електронної трудової книжки. Зробити це можна шляхом передачі сканкопій сторінок паперової трудової книжки або оцифрування її записів. Причому на таке перенесення нам відведено п’ять років. Станом на зараз завершити перехід слід до 10.06.2026.
Зауважимо, що в професійних колах давно вже йде обговорення про перенесення граничних строків. Не секрет, що останнім часом Пенсійний фонд розсилає роботодавцям листи з нагадуванням про необхідність оцифрувати трудові книжки працівників. Також роботодавців інформують про відсоток оцифрованих трудових книжок. Аналіз таких повідомлень свідчить про доволі низькі темпи оцифрування.
І ось маємо «перший дзвіночок».
На сайті ВРУ зареєстровано законопроєкт від 27.11.2025 №14257 «Про внесення змін до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Законопроєкт пропонує продовжити строк оцифрування трудових книжок на період дії воєнного стану плюс три роки після його припинення чи скасування.
Отже, якщо проєкт стане Законом, то матимемо відкриту дату оцифрування паперових трудових книжок.
Зверніть увагу ще на один цікавий момент.
В листах до роботодавців та офіційних роз’ясненнях Пенсійний фонд часто наполегливо рекомендує роботодавцям оцифровувати чи передавати сканкопії трудових книжок працівників. Подекуди навіть мова відверто йде про обов’язок роботодавця.
Ми ж неодноразово наголошували, що чинне законодавство не висуває обов’язку для роботодавця сканувати чи оцифровувати трудові книжки працівників. Роботодавець є одним із суб’єктів, хто може це зробити.
Хоч і непрямо, але в законопроєкті №14257 про це також йдеться. Зокрема, зазначено, що включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Отже, знову ж таки: роботодавець може вносити такі відомості, але не зобов’язаний.
Перспективи, що законопроєкт №14257 стане законом, доволі реальні. Але поки цього не сталося, орієнтуємося все ж таки на загальновідомий дедлайн щодо оцифрування паперових трудових книжок – 10.06.2026.
Роботодавець не зобов’язаний оцифровувати трудові книжки працівників, проте, якщо у вас є така можливість – допомагайте своїм працівникам
Для цього слід:
Видавати наказ для сканування, збирати заяви та згоди на обробку персональних даних від працівників – не потрібно.
Запис про сканування чи оцифрування до трудової книжки не вносимо.
Якщо оцифровуєте трудові книжки, які ще зберігаються на підприємстві, то це не створює необхідності видати трудову книжку працівнику на руки. В такому випадку може продовжити зберігати її далі у роботодавця.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Відеокурс на тему:
Мінікурси на тему:
Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій
Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року
ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити
Довідники на тему:
Витяг з електронної трудової книжки: покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ
Статті та консультації на тему:
Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ
Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань
Як реагувати на повідомлення від ПФУ після подання сканкопій трудової книжки
ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій
Ситуація: приймаємо працівника на роботу. Він у свій перший робочий день бажає оформити відпустку без збереження заробітної плати. Чи має право працівник скористатися відпусткою без збереження заробітної плати вже з першого дня роботи?

Вранці 1 вересня користувачі «Резерв+» почали отримувати повідомлення «Оновіть застосунок до останньої версії». У Міноборони заявили, що оновлення вже доступне для iOS та Android, однак через підвищене навантаження можливі тимчасові труднощі з авторизацією та роботою окремих функцій

Кабмін просять переглянути правила бронювання військовозобов’язаних працівників держорганів, правоохоронних органів, прокуратури та судової системи. Пропонують бронювати не цілі категорії працівників, а конкретні критично важливі посади, регулярно переглядати підстави для бронювання та запровадити ротаційний механізм

З 18 листопада 2025 року обов’язкові медогляди працівників проводять за новим Порядком № 1393. У статті розберемо ТОП-10 помилок роботодавців під час організації ОМО, строки, документи, відсторонення працівників, ПФЕ та правила зберігання результатів медоглядів

Ексклюзивна колекція шпалер для робочого стола кадровика на вересен 2026 року від Kadroland вже доступна для користування! Швидко! Безкоштовно! Кольорово! Обирайте «картинку» на свій смак і додавайте барв та настрою своєму робочому простору. Увага! На Ваші прохання ми розробили шпалери окремо для 5-денки й 6-денки. Краса починається через три… два… один!

Яка правильна послідовність дій, якщо певному підрозділу ми хочемо встановити графік роботи з 08:00 до 17:00 (замість графіка з 09:00 до 18:00). Як правильно встановити, попередити (та за скільки) про нововведення працівників?

Тривалі повітряні тривоги впливають не лише на безпеку громадян, а й на роботу підприємств та установ, логістику, транспорт, роботу шкіл, дитячих садків та інших об’єктів інфраструктури. Уряд працює над рішеннями, які мають дозволити краще організовувати роботу різних сфер під час різних типів небезпеки

5,5 тис. грн – середня пенсія жінок проти 7,5 тис. грн у чоловіків станом на 1 січня 2026 року. У Раді пропонують встановити новий гарантований мінімум пенсії – від 6,5 тис. грн у 2027 році до 10 тис. грн у 2029-му

Роботодавцям можуть запровадити нову виплату за працевлаштування осіб з інвалідністю, які не перебувають на обліку як безробітні. Компенсація становитиме 50% фактичних витрат на оплату праці, але не більше мінімальної зарплати. Розповідаємо, хто зможе отримати кошти, які умови встановлять та коли подавати заяву

Підприємство вже отримало позитивне рішення про підтвердження критичності, однак у військовозобов’язаних працівників у «Резерв+» дата бронювання змінилася на 01.09.2026. Пояснюємо, куди звертатися роботодавцю

Як правильно оформлювати наказ про роботу працівників у вихідний день: у наказі зазначати «дозволити працювати у вихідний день» чи «залучити до роботи у вихідний день»? Це має бути кадровий наказ чи наказ по підприємству?

До 1 жовтня підприємства мають визначити потребу у підвищенні кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку відповідно до п. 12 Порядку № 1487. Розповідаємо, як оформити таке визначення потреби наказом

Навчальна відпустка не є відпусткою «за власний рахунок» і не замінює щорічну. У яких випадках роботодавець зобов’язаний її надати та зберегти за працівником середню зарплату – у матеріалі

До 2 вересня профспілки обговорюють проєкт постанови КМУ, який визначає порядок адміністрування несплачених до 1 січня 2026 року адміністративно-господарських санкцій та пені. Розповідаємо, як формуватимуть інформацію про борги, коли роботодавець отримає повідомлення та як зможе провести звірку
