Трудові книжки: коли (не)потрібні заяви від працівників

1. Коли подання заяви щодо дій з ТК обов’язкові
2. Коли подання заяви щодо ТК рекомендоване
3. Коли заява щодо ТК не тільки не потрібна, а й зайва

Коли подання заяви щодо дій з ТК обов’язкові

Працівник зобов’язаний подати заяву:

1. на пересилання трудової книжки, в разі відсутності на роботі в день звільнення та бажання одержати її саме через пошту;
2. на видачу без звільнення (під час дії воєнного стану);
3. на видачу дубліката трудової книжки;
4. на видачу трудової книжки родичам померлого працівника.

Нагадаємо: якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58). При цьому:

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника

Тобто в такому випадку письмова заява обов’язкова. Врахуйте, що це стосується пересилання як по Україні, так і за кордон.

Також нагадаємо позицію Держпраці щодо видачі трудової книжки без звільнення під час дії воєнного стану:

Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. В той же час, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви

Отже, і в такому випадку оформлюємо заяву.

Якшо втрачено трудову книжку (вкладиш до неї) працівник зобов'язаний негайно заявити про це за місцем останньої роботи (п. 5.1 Інструкції № 58). Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки роботодавець видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.

Також за заявою працівника видається дублікат трудової книжки за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник (п. 5.6 Інструкції № 58).

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58). Тож і тут беремо заяву від особи, яка просить видати трудову книжку померлого.

Коли подання заяви щодо ТК рекомендоване

Законодавство також визначає низку випадків, коли письмова заява може бути оформлена, але це не обов’язково.

Увага! Рекомендуємо зафіксувати конкретні випадки надання письмової заяви у Правилах внутрішнього трудового розпорядку

Випадки, коли може бути (але не обов’язково!) оформлена письмова заява від працівника:

1. на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 2 ст. 48 КЗпП). Така вимога може бути усною або у вигляді заяви;
2. роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 КЗпП). Знову ж таки, не уточнено, що вимога обов’язково має бути письмовою. Зауважте, це стосується працівників, прийнятих після 10.06.2021.

Щодо внесення записів зауважимо такий момент.

За роз’ясненням ФПУ:

… з метою дотримання вимоги внесення записів до трудової книжки в хронологічному порядку, для уникнення пропуску записів рекомендуємо у заяві про прийняття на роботу працівника зазначити вимогу щодо внесення записів до трудової книжки.

Далі «профспілки» наголошують, що маючи таку заяву, працівник кадрової служби може, наприклад, зробити відмітку в особовій картці форми П-2 працівника про необхідність внесення таких записів.

На нашу думку, це не зовсім вдала ідея. В такому разі для роботодавця фактично створюється обов’язок з ведення трудової книжки, яка зберігається у працівника. А це і не передбачено наразі чинним законодавство, і фактично може привести до небажаних ускладнень. Адже тоді потрібно контролювати й строки внесення записів...

Ба більше, якщо при працевлаштуванні працівник не зазначить в заяві про необхідність внесення записів, це не означатиме, що в майбутньому ми не зможемо йому внести ці записи. Навіть якщо в день звільнення працівник звернеться з усним проханням про внесення записів за весь період роботи, ми внесемо йому всі записи.

Окі-Докі = спокій кадровика. Потрібний шаблон – вже сьогодні у вас. Ми працюємо швидко, чітко і з фаховим підходом

Але якщо бути геть прискіпливими, то під кожен запис треба отримати окрему заяву. Тоді логіка проста: є заява – вносимо запис. Такий порядок слід зафіксувати у Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Коли заява щодо ТК не тільки не потрібна, а й зайва

Не потрібна заява в наступних випадках:

1. на зберігання трудової книжки від працівників, прийнятих до 10.06.2021;
2. на внесення записів до трудової книжки працівників, які прийняті до 10.06.2021;

Трудові книжки зберігаємо на підприємстві «за замовчуванням» і ведемо відповідно до Інструкції №58

1. на зберігання трудової книжки від працівників, які були відсутні на роботі в день звільнення (п. 6.2 Інструкції №58). Трудова книжка зберігається на підприємстві «за замовчуванням»;
2. на оцифрування / сканування трудової книжки;
3. на ведення електронної трудової книжки. Така книжка наповнюється через звітність або за допомогою спеціального функціоналу на порталі ПФУ. Заява в жодному з випадків не потрібна;
4. на видачу вкладиша до трудової книжки.

Заборонено приймати заяву на зберігання трудової книжки від працівників, прийнятих після 10.06.2021.

Зауважте, що зберігання трудової книжки у працівника після 10.06.2021 – це вимога законодавства. Причому КЗпП не визначає можливості зберігати трудову книжку у роботодавця за заявою працівника. Тому прийняття трудової книжки на зберігання навіть за заявою працівника – це порушення законодавства про працю.

Можливі наслідки:

1. фінансова відповідальність – одна мінзарплата (наразі 8000 грн), як за інші порушення трудового законодавства (ст. 265 КЗпП);
2. адміністративна відповідальність – штраф на посадових осіб від 510 до 1700 грн як за інші порушення трудового законодавства (ст. 41 КУпАП);
3. дисциплінарна відповідальність.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

П.С. Колеги, маєте сумніви чи потрібна заява в тій чи іншій ситуації? Пишіть в коментарях, з'ясуємо разом

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про пересилання трудової книжки поштою

Заява про пересилання трудової книжки за кордон раніше звільненого працівника

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки

Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою

Заява про звільнення з пересиланням трудової книжки

Статті та консультації на тему:

Паперова трудова книжка: зберігання та внесення записів у перехідний період

Строк внесення записів до трудової книжки

Чи потрібен наказ про видачу трудової книжки

Згода від працівника на сканування трудової книжки та обробку персональних даних

Наказ про сканування трудових книжок до ПФУ

Запис у трудовій книжці про нагороди: що врахувати кадровику

Заява на зберігання трудової книжки від звільненого працівника