Особова картка П-2: заповнення, виправлення та продовження

Особова картка П-2 залишається одним із ключових кадрових документів для обліку даних про працівника, навіть попри те, що її ведення не є обов’язковим. Розбираємо у мінікурсі: як правильно заповнювати особову картку П-2, у яких розділах фіксуються основні кадрові події, як вносити виправлення без порушень та що робити, якщо в картці закінчилися графи. Практичні роз’яснення допоможуть кадровикам уникнути помилок і забезпечити коректний облік відпусток, переведень та змін персональних даних.

 

Особова картка П-2 не є обов'язковою, але залишається корисною

У листі Мінекономіки України від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, фахівці відомства зазначили, що особова картка за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656, не є обов'язковою для застосування.

Проте пам’ятайте, що ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) передбачено обов’язковість обліку відпусток. А це оптимально робити як раз в особовій картці П-2. Тож роботодавець може продовжувати вести особову картку П-2 або визначити іншу форму документа для заповнення інформації про працівників, у тому числі для накопичення відомостей щодо відпусток. Докладно це питання розглянуто у статті «(Не)обов’язкова особова картка П-2: шокуюче роз’яснення Мінекономіки».

Якщо ви продовжуєте застосовувати П-2, переходимо до заповнення особової картки.

 

Структура особової картки П-2 та заповнення її основних розділів

Особова картка складається з 5 розділів: «Загальні відомості», «Відомості про військовий облік», «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)», «Призначення і переведення» та «Відпустки».

Первинне заповнення при прийнятті на роботу

Первинне заповнення особової картки відбувається при прийнятті на роботу. В процесі трудової діяльності, до особової картки вносять додаткову інформацію.

При первинному заповненні потрібно зазначити загальну інформацію про працівника, заповнити розділи 1, 4 та довідкові відомості за наявності.

Насамперед треба зазначити:

• найменування та код ЄДРПОУ підприємства;
• дату заповнення;
• табельний номер працівника;
• податковий номер працівника;
• стать;
• вид роботи (основна чи за сумісництвом).

В спеціальному місці для фотокартки розміщаємо фотокартку працівника, зазвичай це кольорова фотографія розміром 3 х 4 см.

 

 

Розділ І «Загальні відомості»

У цьому розділі зазначте загальні відомості щодо працівника.

На підставі даних паспорта зазначаємо прізвище, ім’я та по-батькові працівника, його дату народження та громадянство.

Далі в пункті 4 на підставі документів про освіту заповнюємо відомості про отриману освіту. Наприклад, працівник отримав повну вищу освіту. Тут же зазначаємо назву освітнього закладу, який видав диплом або свідоцтво про освіту, зазначаємо серію та номер диплома або свідоцтва, рік закінчення навчального закладу, спеціальність та кваліфікацію за дипломом або свідоцтвом, та вказуємо форму навчання.

Розділ ІІ «Відомості про військовий облік»

Досить тривалий час ми вели військовий облік в цьому розділі особової картки П-2. Але з 5 січня 23 року у Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487) взагалі не згадується про особову картку. З цього моменту особова картка не є основою для ведення військового обліку на підприємстві. Натомість потрібно складати Списки військового обліку за додатком 5 до Порядку № 1487. А отже чи заповнювати цей розділ особової картки роботодавець має визначитися самостійно.

Розділ ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)»

Цей розділ заповнюється, якщо роботодавець навчає своїх працівників власним коштом – або безпосередньо на виробництві, або у відповідних навчальних закладах.

Тут наводимо назву структурного підрозділу, де працівник навчався (якщо це навчання на підприємстві); період, вид та форму навчання, а також назву документу, що посвідчує отримання освіти чи підвищення кваліфікації. Вказуємо назву, номер та ким виданий відповідний документ про освіту.

Розділ IV. «Призначення і переведення»

Розділ заповнюють на підставі наказу про прийняття на роботу та наказів про переведення.

Тобто, в перший рядок цього розділу вносять запис про прийняття на роботу. В наступних рядках будуть записи про переведення працівника на іншу постійну роботу.

Увага! Інформацію про тимчасове переведення на іншу роботу в цьому розділі не відображають. У графі «Дата» зазначаємо дату прийняття на роботу або дату переведення.

Розділ V. «Відпустки»

Як ми вже згадувати, у ст. 10 Закону про відпустки передбачено, що роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Тому в V розділі особової картки П-2 наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівникові упродовж всього періоду роботи на підприємстві. Тобто не тільки про щорічні, а й про відпустки надані без збереження заробітної плати, соціальні, навчальні, чорнобильські тощо.

Обов’язково зазначаємо дату початку та закінчення відпустки, а також номер та дату наказу, на підставі якого було надано відпустку.

Додаткові відомості

В особовій карті кадровик за потреби зазначає додаткові відомості. Наприклад, якщо працівник є особою з інвалідністю, чорнобильцем, одинокою матір’ю тощо, то вказуємо категорію та реквізити документа, який підтверджує цей статус та дає право на пільги.

Заповнення особової карти під час звільнення

У разі звільнення працівника, заповнюють розділ «Дата та причина звільнення».

Тут зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.

Записи в цьому рядку обов’язково мають бути підтверджені особистим підписом працівника.

 

Внесення змін та виправлень до особової картки без порушень

У разі зміни особистих даних працівника внесіть до особової картки необхідні доповнення та уточнення.

Усі зміни та виправлення вносьте коректурним способом: закресліть неправильний запис і поруч чи згори впишіть правильний.

Увага! Використання коректора (замальовування) є неприпустимим.

Хоча для особових карток немає єдиної нормативної інструкції, як для трудових книжок, загальні принципи діловодства та вимоги до достовірності первинних документів зобов'язують робити виправлення так, щоб вони були прозорими та підтвердженими.

Також, виправлення в особовій картці не є порушенням ведення первинного обліку і не тягне за собою адміністративної відповідальності. На це вказували в листі фахівці Держстату у листі від 21.11.2016 №09.4-12/307-16.

А формат особової картки П-2 передбачає можливість доповнювати дані про працівника в додаткових рядках та виправляти їх на підставі відповідних документів.

До прикладу якщо йдеться про зміну сімейного стану працівниці, у графі 10 «Родинний стан» слід закреслити слово «незаміжня», а поруч зазначити «заміжня» та додати склад родини. Якщо до того ж працівниця змінила прізвище та отримала новий паспорт, потрібно закреслити колишнє прізвище та поруч або зверху вписати нове. У графі «Додаткові відомості» вказуємо, що прізвище змінено на підставі паспорта та зазначити реквізити нового паспорта.

 

Продовження особової картки П-2 при заповненні всіх граф

Досить поширеним є питання: що робити якщо закінчився розділ про відпустки в особовій картці П-2?

Для цього необхідно взяти нову форму особової картки П-2 (її можна роздрукувати, бажано на цупкому папері). На верхньому боці нового бланка вкажіть «Продовження особової картки». Далі впишіть: інформацію про підприємство, табельний номер працівника, у Розділі І «Загальні відомості» прізвище, ім’я, по батькові працівника та дату народження.

У «новій» Особовій картці заповнюйте тільки ті розділи, у яких закінчилися графи в базовій картці. Тобто, в такому випадку – тільки розділ V «Відпустки». Відомості до інших розділів продовжуємо вносити до первинної особової картки.

Нову особову картку «підкладіть» під первинну особову картку.

 

Висновки

1. Незважаючи на дискусії особова картка П-2 залишається важливим документом для накопичення інформації про працівника.
2. Виправлення до особової картки вносяться коректурним способом (закресленням і вписуванням нового), що не вважається порушенням, а зміни особистих даних обов'язково фіксуються в картці на підставі підтверджувальних документів.
3. Якщо графи в розділах, наприклад, щодо відпусток, закінчуються, картка продовжується на новому бланку.

 

Відео на тему:

Заповнюємо особову картку за типовою формою № П-2

 

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

 

Брошури та чеклісти:

Практичний посібник кадрових документів «Заповнюємо особову картку П-2 та формуємо особову справу»

 

Статті та відео на тему:

Особова картка від А до Я: як заповнити

(Не)обов’язкова особова картка П-2: шокуюче роз’яснення Мінекономіки