Письмові трудові договори: чи обов’язкові у 2026 році, як підготуватися до Трудового кодексу

У 2026 році питання письмових трудових договорів набуває особливої актуальності через підготовку до ухвалення нового Трудового кодексу. Чи обов’язково вже зараз укладати письмовий договір з кожним працівником, коли допускається «усна» форма, які договори потребують обов’язкової письмової фіксації та як правильно оформити прийняття на роботу – розберемо на мінікурсі покроково з урахуванням чинних норм КЗпП, воєнного стану та запланованих законодавчих змін.

Чому трудовий договір стане обов’язковою умовою допуску до роботи

На розгляді у Верховній Раді перебуває проєкт нового Трудового кодексу України (далі – ТКУ), і одна з його ключових новацій – обов’язкова письмова форма трудового договору.

Трудовий договір – це домовленість, за якою працівник виконує роботу, а роботодавець виплачує зарплату та забезпечує умови праці відповідно до закону і домовленостей сторін. Без такого договору допускати працівника до роботи буде заборонено.

Коли у 2026 році можна застосовувати «усну» форму договору

На сьогодні ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) дозволяє укладати трудові договори як у письмовій, так і в у так званій «усній» формі. У повсякденній практиці «усна» форма не означає відсутність документів – працівник подає заяву про прийняття на роботу, у якій зазначає ключові моменти майбутньої роботи – сумісництво, графік і тривалість робочого дня, а роботодавець видає відповідний наказ чи розпорядження. Навіть коли укладають письмовий договір, така заява не завадить, адже вона слугуватиме додатковим підтвердженням домовленостей сторін. А вже наказ то само собою має бути.

Коли під час воєнного стану краще укладати письмовий договір

У мирний час письмова форма є обов'язковою лише у визначених випадках, зокрема для дистанційної та надомної роботи, договорів з нефіксованим робочим часом, контрактів, договорів з неповнолітніми, або, якщо на цьому наполягає сам працівник (ст. 24 КЗпП).

Однак воєнний стан вніс корективи: зараз сторони мають право самостійно обирати форму договору («усну» чи письмову) за взаємною згодою навіть там, де раніше вимагався письмовий документ.

Утім навіть у період дії воєнного стану, коли письмова форма трудового договору не є обов’язковою, ми радимо укладати його саме в письмовому вигляді.

Наприклад, для договорів з нефіксованим робочим часом ст. 21-1 КЗпП прямо вимагає включення до змісту низки обов’язкових умов, зокрема щодо порядку та строків повідомлення працівника про початок роботи, оплати праці за роботу поза базовим графіком.

А у трудовому договорі про надомну роботу обов’язково зазначають, що працівник виконує оплачувану роботу за місцем проживання або в іншому обраному ним місці, фіксується наявність визначеної робочої зони та використання необхідних технічних засобів, інструментів чи обладнання, які дозволяють виконувати роботу відповідно до умов договору. Без письмового документа всі ці домовленості залишаються поза усними, а у разі спору довести їх існування практично неможливо. Звісно можна все прописати у наказі, але це геть незручно.

Трудовий договір у ТКУ

Варто звернути увагу на підхід, закладений у проєкті ТКУ. Стаття 46 проєкту передбачає єдине правило: трудовий договір укладається виключно у письмовій формі державною мовою у двох примірниках. При цьому законодавець робить акцент на цифровізації – письмовий договір може бути оформлений в електронному вигляді з накладенням електронного підпису, що за юридичною силою прирівнюється до паперового документа.

На практиці перехід до письмової форми не створює для роботодавця жодних нових складних процедур – алгоритм укладення письмового трудового договору добре знайомий кадровикам.

Які документи працівник подає для укладення трудового договору

Перелік документів для працевлаштування наведено у статті 24 КЗпП. На початку трудових відносин працівник подає паспорт, трудову книжку або дані з реєстру застрахованих осіб, документи про освіту та стан здоров’я, військово-обліковий документ і інші необхідні папери. Далі обирають форму договору.

Чи існує універсальна форма письмового трудового договору

Обов’язкової форми не існує, але є типові та рекомендовані зразки, наприклад для дистанційної роботи або роботи з нефіксованим графіком. Умови договору мають бути не гіршими за рекомендовані, але з врахуванням специфіки роботи підприємства.

Для загальних випадків роботодавець може розробити трудовий договір довільної форми з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020.

У нас для вас новинка: зручний інструмент для створення письмового трудового договору у формі конструктора. У ньому ми зібрали всі необхідні елементи, які ви можете обирати саме під ваше підприємство.

Який порядок допуску працівника до роботи у 2026 році у разі підписання трудового договору

Після підписання договору видається наказ про прийняття на роботу та слід подати повідомлення до ДПС. При цьому дата повідомлення не може передувати наказу, але має передувати фактичному виходу працівника на роботу. Роботодавець також знайомить працівника з умовами договору, правилами внутрішнього розпорядку, колективним договором та вимогами безпеки, і тільки після цього працівника можна допускати до роботи.

Чи потрібно переоформлювати всіх працівників на письмові договори

Поки що – ні, обов’язку такого немає. Але коли Трудовий кодекс буде ухвалений і набере чинності, він передбачає перехідний період: для більшості підприємств – рік, для великих компаній з понад 1000 працівників – два роки.

Ще важливий момент: зараз передбачається, що Трудовий кодекс набере чинності лише через шість місяців після скасування воєнного стану. Це дає бізнесу час підготуватися і впорядкувати всі документи.

Яку структуру має містити письмовий трудовий договір

Якщо вирішите підготуватися до впровадження письмових трудових договорів заздалегідь та поступово укладати їх, враховуйте, що в договорі має бути чітка структура. Вона включає:

• основні дані про працівника та роботодавця;
• предмет договору;
• умови праці;
• права та обов’язки сторін;
• розмір і порядок оплати;
• режим роботи;
• відпустки та відрядження;
• матеріальну відповідальність;
• трудову дисципліну та правила внутрішнього розпорядку, поведінки працівників;
• захист конфіденційної інформації.

Крім того, важливо передбачити порядок припинення чи продовження трудових відносин і включити заключні положення.

Висновки

1. Письмовий трудовий договір не є обов’язковим для всіх працівників, однак його укладення дозволяє чітко зафіксувати умови праці, оплату, робочий час, відпустки, матеріальну відповідальність та правила поведінки, а також порядок припинення чи продовження трудових відносин.
2. Вже зараз, приймаючи на роботу, роботодавець може укладати письмовий трудовий договір з будь-яким працівником, навіть якщо для конкретного випадку це не передбачено законом.
3. Допустимо перейти на письмовий трудовий договір й вже за наявних трудових відносин. Проте слід визначити, що йдеться про перехід на письмовий трудовий договір й самі трудові відносини виникли з дати фактичної роботи. Наприклад, сам письмовий трудовий договір може бути датований 11 лютим 2026 року, а от дата виникнення трудових відносин з 5 червня 2023 року.

Інструменти кадровика:

Конструктор: Трудовий договір

Статті, відео та матеріали на тему:

Трудовий кодекс – 2026: письмові трудові договори, тривалість відпусток, звільнення

Новий Трудовий кодекс України: відпустки

Кабмін ухвалив Трудовий кодекс України

9 типів трудових договорів і нові формати роботи: у Мінекономіки розповіли про ключові новації Трудового кодексу