Перевірки, взаємодія з ТЦК, ДПС, ПФУ, недопущення штрафів
(модуль 6 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

Перевірки Держпраці: що (не)перевіряє та штрафи на роботодавців 2026

Постанова П'ятого апеляційного адміністративного суду від 15.01.2025 у справі №400/3720/24

---

Текстове розшифрування відео

Сьогодні ми розглянемо тему кадрових перевірок Держпраці, що реально проводяться у 2026 році.

На цьому уроці ми поговоримо про те, які кадрові перевірки дозволені під час воєнного стану в 26-му році та що повинен знати керівник кадрової служби. Розглянемо планові кадрові перевірки, чи існує взагалі план, чи працює мораторій. Розберемося з позаплановими кадровими перевірками, їх підставами та порядком. Обговоримо, як допускати або не допускати інспектора, межі перевірки кадрових документів, вимоги інспектора, акти перевірки та приписи. Розберемося, як кадровику перевірити, чи законні ці документи і мінімізувати ризики для роботодавця. Поділимося топовими помилками кадрової служби під час перевірок, які призводять до штрафів або судових спорів.

Порядок проведення перевірки Держпраці під час воєнного стану регулюється Законом 877 про основні засади державного нагляду та контролю у сфері господарської діяльності. Саме цей закон на сьогодні регулює порядок проведення як планових, так і позапланових кадрових перевірок органами Держпраці. Дозволяє проводити перевірки під час воєнного стану частинка друга статті 16 Закону 2136 про організацію трудових відносин під час воєнного стану.

Закон 877 поки діє, оскільки прийнято новий Закон про основні засади державного нагляду і контролю номер 4840 від 8 квітня 26 року, який замінить Закон 877. Новий закон уже набрав чинності, оскільки його опубліковано, проте вводиться він в дію після скасування воєнного стану. Як тільки президент прийме указ про скасування воєнного стану, Закон 877 втрачає чинність і автоматично новий закон вступає в дію. Майже такий самий порядок прописано в новому законі, як і зараз. Є декілька нюансів: більше прав у інспекторів, більше прав у роботодавців, але по суті буде керуватися таким же самим законом.

Мораторій на сьогодні регулюється Постановою КМУ номер 303. До неї вносилися періодичні зміни, але саме вона регулює мораторій. Поки що мораторій на планові перевірки діє, на позапланові дозволено в окремих сферах з окремих підстав проводити позапланові кадрові перевірки. Нещодавно, 28 січня 26-го року, Кабінет Міністрів ухвалив Постанову номер 121, якою внесено зміни до Постанови 303. Ці зміни набрали чинності 4 лютого 26 року. Мораторій не скасований, проте перелік винятків розширили і більш деталізували.

Дуже важливий момент щодо цих змін: орган нагляду, тобто органи Держпраці після того, як провели позапланову перевірку, зобов'язані протягом 15 днів повідомити свій центральний орган, тобто не територіальний, а Держпрацю, про такі результати. Це додатковий механізм контролю перевіряючих.

Позапланові кадрові перевірки під час воєнного стану можуть проводитися за рішенням суду. У практиці такого не зустрічалося, але закон передбачає це можливо. За заявою самого суб'єкта господарювання. Декілька разів у практиці зустрічалися випадки, коли самі роботодавці звертались до органів Держпраці, щоб ті провели перевірку, чи правильно складені документи, чи все вірно. Така підстава можлива під час воєнного стану.

Для перевірки виконання припису. Це зустрічається частіше, коли була проведена перевірка, винесено припис і він не усунув або усунув у строк. Тоді Держпраця може прийти, щоб перевірити, чи виконали припис. У даному разі будьте дуже уважні, тому що прийдуть перевіряти саме виконання припису, саме той предмет, який перевіряли, які встановили порушення. Якщо інспектор на підставі того, що він перевіряє припис, просить інші документи, не пов'язані з цим предметом, ви маєте право не надавати.

Четверта підстава і найпоширеніша наразі – це за зверненням фізичної особи. Зазвичай працівники або інші особи, які працюють за схемами ФОП, за цивільно-правовими договорами або взагалі не оформлені, можуть подати скаргу до органів Держпраці. На підставі їх скарги Держпраця може прийти позапланово. Найпоширеніше в даному випадку, тому що органам Держпраці просто так виходити на перевірки є чим займатися. За скаргами, за зверненням вони можуть прийти. Не завжди вони приходять за всі скаргами. У Держпраці є свій порядок, де вони розглядають, коли надходить скарга, чи це скарга саме для перевірки, чи вони переводять її як звернення громадян і відписуються. З практики, напевне, відсотків 50 за скаргами Держпраця приходить. Іноді вони можуть не робити перевірки, а просто надіслати лист роботодавцю, що звернувся працівник, просимо усунути такі порушення. Тут будьте уважні, це не перевірка, це просто лист Держпраці, де вони повідомляють про порушення і просять усунути. Тут ви маєте право або відповідати на цей лист, або взагалі ігнорувати, і це не буде порушення.

Наступна підстава у разі аварії, пожежі, смерті або нещасного випадку. У цьому разі обов'язково проводиться позапланова перевірка, особливо коли це нещасний випадок на виробництві. Шостий пункт – це перевірка дотримання ліцензійних умов. У практиці не зустрічалося, але така підстава є.

Також зараз передбачені окремі сфери перевірки, де активно перевіряють роботодавців. Це Держпроцспоживслужба. Також можуть перевіряти державні регулювання цін, сфери ЖКГ, захист прав споживачів і так далі. Геологія і надра теж під активним контролем і перевіркою органами Держпраці. Земельний контроль теж часто проводять перевірки. Аптеки і щось пов'язане з продажею лікарських засобів.

Плани перевірок органами Держпраці затверджені. На сьогоднішній рік, у 26-му році Держпраця затвердила план планових перевірок. Є наказ номер 196- 25а від 26 листопада 25-го року, там де є перелік і ви можете перевірити своє підприємство, чи є ви в переліку такої планової перевірки.

З досвіду спілкування з інспекторами праці та роботодавцями, коли приходить час планової перевірки, інспектор надсилає лист, що у вас запланована перевірка. Проте на планові перевірки вони не виходять, оскільки наразі діє мораторій на проведення планових перевірок. На питання, чому ж тоді інспектор надсилає такі листи, відповідь така: план затверджений, а мораторій лише на проведення перевірок, а на всі інші дії мораторію нема, тому керуються законом і надсилають такі повідомлення. Але на сьогоднішній день мораторій на проведення планових перевірок діє.

Порядок або етапи проведення позапланових перевірок складаються з восьми етапів. Якщо роботодавці або кадровик жодного разу не зустрічалися з інспекторами, це допоможе мати загальне уявлення.

Спочатку є якась підстава, чому приходить інспектор. Це або скарга працівника, або нещасний випадок і так далі. Приходять з певних підстав за скаргою із певним предметом, що порушено, наприклад, неправильно звільнено або не звільнено працівника. Перший етап – це підстави, чому прийшли і предмет, що будуть перевіряти.

Другий етап – це підготовка кадрової служби до перевірок. Рекомендується це зробити завчасно, коли у вас є час, не чекаючи, коли вже інспектор на порозі. Краще це зробити раніше, перевірити будь-які кадрові документи. Якщо ви знаєте, що є конфлікт на підприємстві з якимось конкретним працівником, перевірте його документи, тому що він може подати скаргу до органів Держпраці.

Третій момент – коли ви зустрілися з інспектором праці, то по-перше, треба отримати від інспектора направлення на перевірку, де буде вказано період перевірки, чому прийшли, що будуть перевіряти і кого будуть перевіряти. Дуже уважно треба передивитися це направлення, чи дійсно ваше підприємство прийшли перевіряти, чи є направлення взагалі, чи в строки все вони прийшли.

Четвертий етап дуже важливий для роботодавця – чи допускати інспектора до перевірки, чи не допускати. Дуже важливо, якщо ви допустите, далі буде йти перевірка. Вже з підстав того, коли будете оскаржувати до суду, будете казати про те, що у направленні була помилка, там за строки вийшли ще якесь, а суд каже: "Ви ж вже допустили, значить ви вже погодились з правильністю того направлення". Якщо ви не допустите інспектора, повинні розуміти, що буде автоматичний штраф, тому що за недопуск до проведення перевірки є два види штрафу, розміри про які потім поговоримо, але він автоматичний.

П'ятий етап – коли вже інспектор зайшов на перевірку. Тут він буде просити вас надати кадрові документи, надати доступ до якихось приміщень, виробництв, щоб подивитися скільки людей працює. На цьому етапі може бути вимога інспектора про надання документів, про доступ до приміщення. На цьому етапі, якщо є вимога інспектора, ви маєте її виконати і надати кадрові документи в рамках предмета перевірки.

Шостий етап – як проходить перевірка. Інспектор може на місце оглянути кадрові документи, може приміщення оглядати, може робити відео та фотофіксацію, може отримувати пояснення людей, які присутні в приміщенні на роботі.

Сьомий етап – прийняття рішення інспектором. Він продивився документи, оглянув приміщення, зібрав пояснення, якщо захотів, зафіксував, і він вирішує, складає акт, в якому описує, чому прийшов, що перевіряли, які документи надали і які порушення виявили. Акт може бути не завжди про виявлені порушення. З практики за 10 років було два акти, коли не виявлені були порушення. Це дуже рідкісно. Зазвичай, коли інспектор приходить до роботодавця, він вже розуміє, що там є порушення. Інспектори мають доступ до інтернету, доступ до якихось звітів пенсійного фонду, і можуть зрозуміти, якщо у вас на сайті компанії стоїть велика кількість людей, де написано "Наша команда", зрозуміло, що це працівники, а інспектор заходить, дивиться звіти і бачить, що лише дві оформлені люди, то він розуміє, що там багато неоформлених працівників, тобто буде за що накласти штраф. На сьомому етапі інспектор приймає акт про результати перевірки. Або є, або немає порушень. А припис, де пишуть, які порушення, до якого строку їх виправити. Також він може скласти протокол про адміністративне правопорушення на керівника. Зазвичай вони це роблять все в один день.

Восьмий етап – остаточний про розгляд питання вирішення накладати штраф чи ні. Інспектор сам це не вирішує. Він складає ці документи і передає їх своєму керівнику або заступнику. Саме керівник або заступник проводить розгляд, чи накладати, чи не накладати штраф на такого роботодавця.

Підстави позапланової кадрової перевірки під час воєнного стану: є загроза життю та здоров'ю. За заявою працівника, що можуть перевіряти? Перевірка додержання роботодавцем вимог Закону 2136. Навіть якщо є скарга працівника, не все можуть перевіряти. Був приклад, коли працівника не звільняв роботодавець, а був строковий трудовий договір. Строк закінчився, роботодавець не видає наказ про звільнення. Подали скаргу до органів Держпраці, що просимо прийти з перевіркою. На що отримали відповідь, що не можемо прийти з перевіркою під час воєнного стану, оскільки в Законі 2136 мається на увазі лише про звільнення працівників, а не коли є наказ, а у вас наказу про звільнення немає, тому не можемо пройти з перевірками.

Щодо виявлення неоформлених працівників, звичайно, це найчастіша підстава, чому інспектор може до вас завітати. Щодо законності припинення трудових договорів і нововведення минулого року. Це якщо є заява щодо вчинення мобінгу на роботі. Поки діє це нововведення жовтня 25-го року, на жаль, не видно якісних реальних дій органів Держпраці, де в актах встановили факт мобінгу. Якщо суди не встановлюють факт мобінгу, органи Держпраці теж цього поки що не роблять. Вони приходять з перевірками, але кажуть: "Ідіть до суду". Тобто, такі формальні відписки маємо на сьогоднішній день.

Звернення військових адміністрацій теж може бути підставою для проведення перевірок. Невиконання припису, якщо підприємство не виконало припис, який виданий після 1 травня 22-го року. Це може бути самостійною підставою повторного проведення перевірки. Про нещасні випадки, аварія та також доручення прем'єр-міністра. Не зустрічались у практиці.

Предмет перевірки дуже важливо, оскільки часто у практиці бачу, коли інспектори приходять, а вони перевіряють, хочуть бачити всі кадрові документи, а це вже є їхнім порушенням. Головна ваша задача, як керівника кадрової служби, прослідкувати, щоб ви надавали документи. По-перше, щоб інспектор просив надати документи в рамках предмета перевірки, і ви надаєте лише документи в рамках предмета перевірки.

Що таке предмет перевірки? Це те, що будуть перевіряти. Наприклад, якщо є скарга працівника, що при звільненні йому не виплатили частину заробітної плати, все в скарзі написано невиплата заробітної плати. Оце предмет перевірки. Можливо там щось щодо звільнення, але у жодному разі це скарга однієї людини щодо одного питання. Не може на підставі цього прийти інспектор і просити надати кадрові документи на всіх працівників. Якщо він це просить, це називається вихід за межі предмета перевірки. Судова практика тут на боці роботодавця, що не може інспектор виходити за межі предмета перевірки. Тому ваша увага повинна бути дуже сильна.

Дивимося направлення. Де зазначається предмет в направленні і в наказі про проведення перевірки. Що вказано, що перевіряють, оті документи і надавайте. Також під час проведення перевірки з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для цієї перевірки і обов'язково зазначається в посвідченні. Це пряма норма частини першої статті шостої Закону 877.

Можете на це посилатися. Що можуть перевіряти під час воєнного стану? Оформлення працівників, не приховування трудових відносин, законність припинення трудових договорів, тобто звільнення. Чи все було виплачено при звільненні і дотримання вимог закону про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану і вчинення мобінгу. Оці моменти лише можуть перевіряти органи Держпраці під час воєнного стану позапланової перевірки.

Вимога інспектора – це дуже важливий процесуальний момент. У інспектора є право видавати вимогу про надання документів, про допуск. Вимога встановленої форми. У вимозі ставиться що надати і в вимозі ставиться строк коли надати. Зазвичай інспектори люблять робити сьогодні через дві години надайте документи. Надавати документи маємо супровідним листом вчасно, де описати, які документи ми надаємо, які документи немає або які документи ми не надаємо, тому що вони виходять за рамки предмета перевірки.

Часто під час перевірок, коли супроводжується роботодавець, спостерігається картина, що приходить інспектор і каже: "Давайте мені всі документи". Питаємо: "Які документи вам дати?" Бачимо, що інспектор хоче подивитися більше, ніж предмет перевірки. Тоді просимо, щоб він виніс вимогу, які документи треба надати. Таким чином інспектора зразу зажимаємо в предмет і все, він не вийде за нього. Якщо він напише додаткові документи, ми зафіксуємо порушення, що інспектор виходить за межи предмета перевірки. Не бійтеся вимагати таку вимогу, які документи, щоб ви їх надали. Надавайте їх у строк. Обов'язково повинні у вас бути докази, що ви їх надали, тому що дуже часто, якщо просто отак надасте інспектору, потім ви цього не зможете в суді довести. Тому супровідний лист, прошиті документи і щоб була відмітка. Можна подавати документи, завозити через канцелярію територіального органу Держпраці або направляти на офіційну електронну пошту. Держпраця на електронну пошту приймає такі документи, але не забувайте підписати їх електронним цифровим підписом.

Акт про результати перевірки може бути зафіксоване порушення, може бути не зафіксоване. Зазвичай фіксують порушення. Складається в останній день проведення перевірки. У будь-якої перевірки є певні строки, не дуже великі. Може бути 2 дня, може бути 10 днів, не більше. Акт складається в двох екземплярах. Надається два екземпляра керівнику підприємства. Не кадри підписують цей акт. Підписує або керівник, або уповноважена особа на це. Завжди рекомендується акт брати, підписувати його, але в ньому писати, що з актом ознайомились, поставити дату, час, але пишемо з актом незгідні, будуть подані зауваження. Це прям фраза, яку треба занотувати і знати, що на акти таке писати обов'язково, навіть якщо ви не будете давати зауваження.

Дуже уважно перевіряйте акт. Там є багато граф, де ви, як роботодавець, можете поставити певні відмітки, чи була відеофіксація, чи було порушення, чи вносили в журнал, все заповнюйте і якщо потрібно, то подавайте зауваження до цього акту, можливо пояснення. Можливо ви не встигли на вимогу надати документи, то з цими зауваженнями можете донести ще певні документи.

Після акту Держпраця може винести припис. Це обов'язково для виконання письмова вимога інспектора. Ви повинні виконати цей припис у строк, який там встановлений. Невиконання цього припису тягне за собою штрафні санкції. Роботодавець має право оскаржити цей припис до вищого органу Держпраці або до суду. У практиці це робиться зазвичай. Або якщо там невеликі порушення, то в принципі можете припис виконати.

Судова справа номер 400/3720/24. Апеляційний суд розглядав цю справу у 25-му році. Встановив, що наказом було визначено предмет перевірки, наказом керівника органу Держпраці провести перевірку щодо оплати праці, надання відпусток під час воєнного стану і своєчасність розрахунку при звільненні. Оце був предмет перевірки. На виконання цього наказу було видано направлення про проведення перевірки. У направленні підставами для перевірки зазначено абзац п'ятий частинки шостої Закону 877. Це звернення фізичних осіб. Було лист погодження від Держпраці. Якщо скаргу подає фізична особа, то орган Держпраці має погодити це з вищим своїм органом. Копію наказу про проведення перевірки було направлено і отримано під особистий підпис керівником підприємства.

За результатами проведеної перевірки Держпраця склала акт про порушення роботодавцем частини першої статті 10-ї Закону 2136 про відпустки. На підставі акту Держпраця винесла припис про усунення порушень до 17 травня 24 року. Апеляційний суд і перша інстанція стали на бік інспекторів, сказали, що все було правильно, вони не вийшли за межи перевірки.

У матеріалах справи було те, що орган Держпраці діяв за зверненням фізичної особи, було погодження на перевірку, пред'явили направлення на перевірку і вручили копії цього направлення. Під час перевірки з'ясовувались лише вказані питання в межах предмета перевірки. Таким чином, перевірка була вірна.

Дякую за увагу! До зустрічі на наступних уроках!