Військовий та кадровий облік в Excel
(модуль 8 із 10)

Додаткові матеріали

Шаблон документа «Списки військового обліку (нова форма додатку 5) в Excel»

Зразок заповнення списків за додатком 5 щодо військовозобов’язаних (офіцерський склад)

Зразок заповнення списків за додатком 5 щодо військовозобов’язаних (рядовий, сержантський, старшинський склад)

Зразок заповнення списків за додатком 5 щодо військовозобов’язаних жінок

Зразок заповнення списків за додатком 5 щодо призовників

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. І ми розпочинаємо з першого уроку. Це введення списків військового обліку в Excel. Ви знаєте, що списки можуть вестися в паперовій формі, але, звісно, протягом року, враховуючи плинність, яка у нас відбувається, то краще їх вести в електронному вигляді і краще, щоб наша робота була автоматизована. Тому ми пропонуємо вам шаблон списків Excel. До речі, ви можете цей шаблон завантажити у додатку до першого відео.

Прямо завантажуйте його на свій комп'ютер. Після цього обов'язково перевірте функціонал. Можливо, він буде запитувати у вас право на редагування. Тоді ви натискаєте окей або так і працюєте із цим шаблоном списків Excel. Але одразу відзначу, що там будуть не тільки списки. Давайте подивимося разом. Дивіться, внизу є вкладення. Це додаток 5 – списки. Це додаток дванадцятий – відомості. Є ще довідники, заповнені технічною редакцією. Крім того, буде формування додатку 4. Я буду пояснювати в одному з уроків, яким чином він формується. Є ще зразки. На зразки роблю особливий акцент, тому що у нас є різні випадки, яким чином заповнюється та чи інша комірка. Ми їх зібрали для того, щоб ви орієнтувалися, в якому форматі їх формувати. Ось найяскравіший приклад – формування даних про військово-облікові документи. Це дев'ята колонка. Це може бути військовий квиток, коли є серія, номер, видане, ким і коли. Це може бути інформація з "Резерв+", військовообліковий документ з "Резерв+". Тут буде тільки номер "Резерв+" і обов'язково час формування і дата формування. Паспорт – знову ж таки, яким чином формувати, бо багато хто губиться. Реквізити паспорту, книжечку. Зверніть увагу, якщо йдеться про ID-картку, то зразки – це ваші підсказки, яким чином заповнювати практично ту чи іншу комірку. Переходимо до додатку 5. Бачимо, що він сформований саме так, як він відображений у порядку 1487. Але одразу відзначу, що тут є допоміжні графи, додаткові графи, які допоможуть нам формувати додаток 12 та окремі графіки. Хочу відзначити одразу, що на друк будуть виводитися список, але без цих технічних граф. Крім того, коли ви формуєте список, обов'язково звертайте увагу на такі дані, як стосовно заброньованих, стосовно наявності чи відсутності мобілізаційного розпорядження, тому що всі ці дані автоматично підтягуються у додаток 12. Ми все це будемо проходити. Це я розставила акценти. Тепер ми переходимо до заповнення додатку 5. Порядковий номер. Зрозуміло, що проставляєте порядковий номер. Далі обираєте три можливі варіанти. У порядку 1487 говориться про призовника, військовозобов'язаного, резервіста. Давайте оберемо військовозобов'язаного. Військове звання обираєте із випадаючого списку. Залишимо сержант. Тут вводимо прізвище, ім'я і по батькові. Наприклад, Красовський Максим Артемович. Все підтягнулося. Дату народження змінюємо, наприклад, на 02.05.1987. Далі є так званий вінкод. Це буде або вклеєно військовий квиток, а у військово-обліковому документі з "Резерв+", він там уже проставлений за замовченням, там нічого вклеєного бути не може. Введемо умовне позначення для того, щоб ви зрозуміли, яким чином це працює. Далі податковий номер. Якщо у нас "Резерв+", він там підтягнутий. Якщо паспорт книжечкою або військовий квиток, то без довідки про присвоєння податкового номера не обійтися. Якщо ID-картка або паспорт в формі ID-картки, то там цей номер також буде. 

Восьма – це військовооблікова спеціальність. Що я хочу тут відзначити? Якщо йдеться про сержантський склад, вписуємо три цифри. Якщо офіцерський склад, шість цифр. Якщо беремо військовий квиток сержантського, рядового, старшинського складу, бачимо там шість цифр, то вписуємо перші три. Вони є у випадаючому списку. Можна їх самостійно обирати. Введемо їх умовно. Але я хочу відзначити ще такий важливий момент, бо досить часто є застарілі військовооблікові спеціальності. Ми максимально зібрали, які є, але все одно йдуть питання стосовно того, що нема тієї військовооблікової спеціальності або іншої. Саме у випадаючому списку. У вас є можливість самостійно її внести. Буде випадати віконце, яке говорить, що там помилка або ще інше. Ви можете натиснути окей або так підтвердити і воно пропустить вас далі. Такий функціонал ручного введення у нас збережено.

Графа де – це реквізити військово-облікового документа. Тут ви не залишитеся сам насам. У нас є допоміжні графи. Це серія, номер, хто видає, час видачі і дата видачі. Проходячись по цим комірках, ви зрозумієте, яким чином заповнювати інформацію про військово-облікові документи. Серія буде у військовому квитку, номер буде завжди. Хто видає, якщо формуєте в "Резерв+", то прописуйте "Резерв+". Якщо це інші паперові документи, то прописуйте або це Оболонський територіальний центр комплектування та соціальна політика у Києві, або якийсь військовий комісаріат можливо ще видавав, то так і прописуйте. Час видачі – це тільки притаманна для військово-облікових документів з "Резерв+". Дата видачі буде присутня завжди.

Потренуємося на прикладі військово-облікового документа з "Резерв+". Серії не буде, тому що її немає. Номер – це номер нашого вінкоду. Можемо його скопіювати й заповнювати. "Резерв+". Залишаю час. Дата формування, на прикладі 08.12.2025. Ввели все це й перевіряємо заповнені графи дев'ять. Воно все підтягнуло, все, що введено. Номер військово-облікового номера вінкоду "Резерв+" 10:10, час формування і дата формування 08.12.2025.

Паспортні дані. Формат вже показував і нагадую, що в зразках можна це знайти. Ось формат паспорт книжечкою. Ось формат для ID-картки. Будете вводити по своїм працівникам. 

Далі адреса. Тут вводимо одну із адрес. Дві не перелічуємо. Це або адреса реєстрації, та яка у паспорті книжечкою прописана, або яка у витягу картки паспорту. А ще є адреса, вписана в "Резерв+". Якщо користуєтеся військово-обліковим документом з "Резерв+", то йдеться про фактичну адресу проживання. І краще брати саме ту, яку військовозобов'язаний, призовник вказав при оновленні своїх даних. Вона підтягнулася у "Резерв+". Якщо заповнюєте військово-облікові документи з "Резерв+", то можна вписати саме цю адресу. Вона буде найбільш точною. 

Далі територіальний центр комплектування та соціальна політика. У будь-якому документі вона все одно буде, де на обліку перебуває військовозобов'язаний, призовник, резервіст тощо. 

Стосовно відстрочки. Якщо немає відстрочки, то тут нічого не заповнюєте. Залишаємо порожньою. Якщо є відстрочка, покажу зразочок. Ось вона до завершення мобілізації. Проставляєте посилання, на підставі якої оформлена ця відстрочка з посиланням на Закон про мобілізацію. Це всі відстрочки, крім бронювання. Якщо йдеться про бронювання, то для цілей таблиці потрібно вписати - так, бо це підтягується через додаток 12. Проставляєте дату, до якої діє відстрочка. 

Далі, що ще є? Відомості про проходження військової служби. Обираєте або так, або ні. Наприклад, ні. Стосується відомості про наявність мобілізаційного розпорядження, знову ж таки, або так, й прописуємо номер команди, дата та номер команди уже підсвічена, або проставляю ні. 

Далі посада. Яким чином вона формується? Повинні назву посади вписати відповідно до класифікатори професій. Далі зробити посилання на наказ, чи то про прийняття, чи то про переведення, чи то про звільнення, чи про постійне переміщення. Інколи виникають запитання: " Якщо у працівника вже були прийняття й постійне переведення, залишати всю цю інформацію?" Порядок 1487 не говорить, яким чином це зробити. Можна залишити або тільки інформацію про постійне переведення, або як така безпекова позиція, залишати інформацію й про прийняття, й про переведення. Але зверніть увагу, що у графі вісімнадцятій буде фігурувати два повідомлення за додатком 4. Перший – реквізити, коли надсилали додаток 4 при прийнятті. Другий – коли надсилали додаток 4, інформували територіальний центр комплектування про постійне переведення. Якщо звільнення, то залишаєте тільки звільнення.

Наприклад, прийняття, юрист-консультант 06.06.2025. Тут ще хочу звернути вашу увагу на такий момент. Якщо прийняли його й, наприклад, не було ніякого руху, 25-му, а вже у 26-му році, руху ніякого немає, то ніякі реквізити не правлю. Він так залишається. Поки не зміниться його інформація. Це яка інформація? Це постійне переведення, постійне переміщення, або його звільнення. Тоді вже буду змінювати цю графу.

Далі мені ще потрібно інформацію про те повідомлення, яким інформували про прийняття працівника, коли надсилали додаток 4. Або його реєстрували, або супровідний лист реєстрували. У будь-якому випадку він проходив реєстрацію.

Далі перевіряю технічні поля. Тут має підтягуватися чоловік або жінка. Для чого це потрібно? Для додатку 12. Вся ця інформація з додатку 5 є основою для заповнення додатку 12. Жінки будуть виділятися в окрему групу у додатку 12.

Далі перевіряю, щоб правильно підтягнула групу. У моєму випадку це рядовий сержантський старшинський склад. Військове звання - сержант. Тому все добре.

Дати прийняття. Оскільки це було у 25-му році, то відповідно буде на момент 25-го року, на момент 26-го року. Якщо формую списки, то тут уже нічого не буде стояти. Наприклад, якщо формую списки для 26-го року, то відповідна інформація буде просто тут відсутня. Графи двадцять сім, двадцять вісім – це технічні поля, які потрібні для заповнення додатку 12.

Щодо друку списків. Якщо раніше передбачало, що вписую, за якою групою друкую той чи інший список, то зараз такий суцільний текст. Списки персонального військового обліку, призовників, військовозобов'язаних та резервістів. По суті немає обов'язку дописувати щодо якої групи друкую ті чи інші списки. Можна залишати. Якщо ТЦК буде наполягати, то можна дописати, якої групи це стосується. Але зверніть увагу, що це прямо з додатку 5 він не передбачає графи для того, щоб прописувати, за якою групою складений той чи інший список.

У шаблоні можна вести списки по всім групам. Така можливість є. Коли потрібно друкувати їх, то обираєте, наприклад, тільки офіцерів, залишимо. Або тільки сержантський склад. Прибираємо сержантський, залишаємо жінок, призовників пусто, прибираємо. Ок. І бачите, сформувалися тільки по сержантському складу. Ось вони всі сержантський, рядовий, старшинський склад. Це група два. І можна натискати файл, друк. Залежно від того, яким чином стоять налаштування. І він роздрукує тільки список групи два. Ось така є особливість.

Якщо хочете одразу ввести списки за групами, то дублюєте вкладочку додаток 5. Додаток 5 групи один, додаток 5 групи два й додаток 5 групи три-чотири, залежно від того, скільки є й ведете їх окремо. У такому випадку сортування по суті не буде потрібним.

Це все, що хотіла розказати стосовно списків. Розумію, що практична робота буде викликати ще додаткові запитання. Готова на них відповідати. Є спеціальне віконечко внизу для коментарів. Пишіть, будемо розбирати живі приклади.

До зустрічі на наступному уроці.