У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text )., а саме видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.
Підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є належним чином оформлене свідоцтво про смерть або ж рішення суду. Без указаного документа припинити трудовий договір із таким працівником не вийде. Тому поки не буде пдтвердних документів, табелюйте такого працівника кодом НЗ. Потім можна буде зробити коригуючий табель.
Дата припинення ТД у вас не буде збігатись із датою видання наказу і це не є помилкою (див. лист Мінсоцполітики № 284/06/186-10 від 21.12.2010 р.). Тобто наказ про припинення ТД у вас буде виданий пізніше дати смерті,, але в наказі зазначайте дату припинення трудового договору дату смерті працівника.
У наказі про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю вказується кількість днів невикористаної щорічної основної відпустки та додаткової відпустки для працівників, які мають дітей, якщо є такі невикористані дні. Токож при остаточному розрахунку слід нарахувати лікарняні, якщо такі були. За правилами ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності - входять до складу спадщини.Відповідно до ст. 3 Сімейного кодексу сім'ю складають особи, які одночасно:
1) спільно проживають;
2) пов'язані спільним побутом;
3) мають взаємні права та обов'язки.
Тобто кошти, які належали померлому працівнику виплачуєте за заявою членам сімї такого померлого працівника. Якщо за отриманням виплат до вас звернувся член сім'ї померлого, він повинен надати підтвердні документи. Отже, для отримання виплат померлого родич повинен:
1) написати заяву на виплату;
2) надати копії підтвердних документів, серед яких:
свідоцтво про смерть працівника або рішення суду;
документи, що підтверджують, що він був членом сім'ї померлого (копія свідоцтва про шлюб, копія
свідоцтва про народження (про усиновлення)), копії документів, які підтверджують факт спільного
проживання, загального побуту, взаємних прав і обов'язків, кровного споріднення).
Відповідно до пп. 4.3 Інструкції №58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text у разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.
Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати свої документи:
паспорт;
документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження, тощо);
письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.
Якщо за трудовою книжкою ніхто не звертається, то трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку (п.6.2 інструкії 58)

Раді допомогти, звертайтесь ще!