Обмеження на кількість днів відряджень працівників за рік

Обмеження строків відрядження встановлено тільки для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Роботодавці зазначених категорій повинні дотримуватися п. 6 Постанови № 98, згідно з яким строк одного відрядження визначається керівником, але не може перевищувати:

в межах України 30 календарних днів;
за кордон – 60 календарних днів.

Але, в цьому ж пункті є виключення, коли відрядження може бути більшої тривалості.

Для комерційних підприємств та ФОПів обмеження відряджень законодавством не встановлене, але таке обмеження, за бажанням, роботодавець може встановити у своїх внутрішніх документах.

Документальне оформлення:

1. Видання наказу. Основний документ, який оформлюється в разі направлення працівника у відрядження – це наказ про направлення у відрядження. Складається такий наказ у довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів наказу, в ньому слід вказати:

прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника, якого відправляють у службове відрядження;
назву населеного пункту, та назву підприємства чи об’єкту, куди направляють працівника;
цілі відрядження;
строк відрядження із зазначенням дати початку й закінчення;
розмір добових;
інші моменти.

2. Складення звіту. Складання звіту передбачено пп. 170.9.4 ПКУ. Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), складається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання». Цим же наказом затверджений порядок складання Звіту.

Звіт обов’язково складається тільки у двох випадках:

за наявності сум, що підлягають обкладенню ПДФО та військовим збором (далі – ВЗ) згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ;
у разі витрачання готівки, у тому числі знятої з особистої або корпоративної платіжної картки, понад суму добових витрат.

Строк подання Звіту – до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому працівник завершив відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Крім Звіту, який підтверджує витрати працівника у відрядженні, внутрішніми документами роботодавця може бути передбачено складання працівником звіту про виконання завдань у відрядженні. Цей документ не є обов’язковим, однак на практиці його використовують роботодавці, адже він важливий для внутрішнього контролю працівників, а також може допомогти обґрунтувати зв’язок відрядження з діяльністю підприємства та відсутність у працівника додаткового блага.

3. Оформлення табеля обліку робочого часу. У табелі обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489) час знаходження працівника у відрядженні позначають буквеним кодом «ВД», або цифровим кодом «07».

Раді допомогти, звертайтесь ще!