Вам потрібна лише заява працівника на пересилання трудової книжки.

Процедура нічим не відрізняється від стандартної. Відповідно до п. 4.2. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. З 12.09.2024 р. діє дозвіл Уряду на пересилання трудових книжок за кордон (постанова від 10.09.2024 р. № 1045 (https://www.kmu.gov.ua/npas/pro-vyznachennia-orhanu-shcho-ukladaie-derzhavnyi-kontrakt-z-operatorom-poshtovoho-zviazku-ta-s1045100924)) і жодних додаткових вимог для цього не встановлено. Отже, аби переслати трудову книжку, Вам потрібна лише заява працівника (у ній працівник може також зазначити про пересилання копії наказу про звільнення). Текст заяви може бути, приміром, таким: «Прошу переслати мою трудову книжку і копію наказу про звільнення за такою-то адресою».

Проставте відмітки про пересилання трудової книжки поштою в особовій картці П-2 та Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Жодних документів, що працівник отримав трудову книжку, Вам не потрібно (Ви не повинні це відстежувати й з моменту відправлення трудової книжки відповідальність за неї несе вже поштовий оператор). Натомість Вам необхідно мати докази відправлення трудової книжки – тож усі документи, пов'язані з пересиланням трудової книжки поштою (заява працівника, квитанція (чек) про відправлення листа, опис вкладення), зберігайте разом із Книгою обліку, наприклад, у спеціальному конверті, прикріпленому до внутрішнього боку обкладинки Книги обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!