Порядок та строки оцифрування трудових книжок працівників України

з 10 червня 2021 р. до 10 червня 2026 р

У п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону від 05.02.2021 № 1217-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text вказано: «Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом [з 10 червня 2021 р. до 10 червня 2026 р.] на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин». Аналогічна норма міститься й у постанові Правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0658-22#Text

Отже, на передачу відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ відведено період з 10 червня 2021 р. до 10 червня 2026 р.
Проте тут слід зробити кілька важливих уточнень.

По-перше, відомості з паперової трудової книжки до ПФУ передаються одноразово (п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, далі – Порядок № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12 ).

Тому, якщо відомості з паперової трудової книжки уже були передані до ПФУ у 2023 році чи раніше, повторно подавати їх у 2024 році навіть у разі появи нових записів не потрібно! Нові відомості про трудову діяльність потрапляють до е-трудової через Об’єднану зарплату звітність або за допомогою xml-файлу.

По-друге, відомості з паперової трудової книжки передаються двома способами:

Сканується паперова трудова книжка і через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ завантажуються скан-копії паперової трудової книжки.
Через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ відтворюються записи із паперової трудової книжки в «ручному режимі», тобто кожний запис вноситься окремо прямо у відповідному кабінеті. У такий спосіб відбувається процес оцифрування.

По-третє, зараз скан-копії паперової трудової книжки можуть бути передані до ПФУ (п. 4 Порядку № 11-1)https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12 :

• працівником, який звертається до ПФУ особисто, тобто очно;


• працівником через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;


• роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Отже, у роботодавця немає безумовного обов’язку передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ. Це може зробити і сам працівник.

Раді допомогти, звертайтесь ще!