Правила створення архівної довідки по кадрам при ліквідації підприємства

Підприємство не готує архівну довідку, після передачі документів для архіву через акт передавання-приймання документів, саме архів надасть архівну довідку.

Порядок передавання від установи до архіву у разі припинення (ліквідації) установи передбачається в розпорядчому документі (постанова, рішення, наказ, розпорядження) про її припинення.

Передавання документів установи у разі припинення (ліквідації) входить до обов’язків ліквідаційної комісії або ліквідатора, призначених для передавання справ і майна. Кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення. Установа що ліквідується повинна звернутись до державного архіву в адміністративно-територіальній одиниці якого, відповідно до реєстрації перебуває вона і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження державного архіву.

Державним архівом на підставі нормативно-правових документів проводиться вивчення наданих документів та способу припинення установи (ліквідації) та визначається кому передаються документи установи, що ліквідується. При проведенні ліквідаційних заходів в установі здійснюється перевірки, у тому числі з фінансово-господарської діяльності, та проводиться науково-технічне опрацювання документів (упорядкування) їх підготовка для подальшого зберігання і використання, яка включає до себе наступні етапи:

1. проведення експертизи цінності документів, що утворились в діяльності установи, систематизацію документів у справи, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису до документів справи, оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи;
2. складання та оформлення справ постійного зберігання, справ з кадрових питань (особового складу), справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опису справ тимчасового зберігання, які підлягають передаванню на зберігання до архівної установи та, у разі необхідності, акту про не виявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано
3. складання та оформлення акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду до якого вносяться документи, термін зберігання яких закінчився.
Архівні установи надають методичну допомогу зі складання описів справ, актів про вилучення документів для знищення, а також на договірних засадах можуть провадити науково-технічне упорядкування документів (та особових справ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!