Можливість ведення військового обліку в електронному вигляді чи паперовому

Так, журнал обліку перевірок на підприємстві можна вести в електронній формі, якщо це передбачено внутрішніми інструкціями та положеннями підприємства, а також відповідає вимогам чинного законодавства.

Відповідно до пункту 88 Постанови № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20250101#Text , облік та зберігання документів військового обліку, зокрема книг і журналів обліку результатів перевірки, здійснюється відповідно до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17 січня 2018 року № 55, зокрема в якій форма ведення журналу обліку результатів перевірок військового стану не визначається як обов'язково паперова. Інструкція дозволяє електронну форму реєстрації документів, якщо установа використовує систему електронного діловодства. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18

На підставі зазначеного, журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку можна вести в електронній формі, але якщо дотримано таких умов:

1.Відповідність Типовій інструкції № 55.

Електронна форма журналу має відповідати вимогам до документування управлінської інформації, зокрема:

- забезпечення належного рівня захисту інформації;

- можливість внесення змін із фіксацією дій користувача;

- довгострокове зберігання та можливість відновлення інформації;

- гарантія доступності документів для перевіряючих органів.

2. Технічна база.

- На підприємстві має бути впроваджена система електронного документообігу, що відповідає вимогам чинного законодавства, зокрема Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг".

- Підтвердження електронного документа. Електронний журнал повинен містити дані, які дозволяють його ідентифікувати як офіційний документ, наприклад, використання електронного підпису відповідальних осіб.

Однак, для уникнення ризиків, доцільно заздалегідь забезпечити підготовку витягів або копій електронного журналу, які можуть бути надані у паперовому вигляді під час перевірки.

Також слід зауважити, що наявність надрукованого журналу може бути доцільною і відповідати вимогам при перевірках ТЦК, для уникнення зауважень, рекомендується узгодити форму ведення журналу з Вашим ТЦК.

Раді допомогти, звертайтесь ще!