Облік відпусток: як правильно врахувати дні та борги

Так, Ви все правильно порахували, повернути кошти за зайво наданий день відпустки Ви зможете лише якщо працівник напише заяву з проханням утримати з його зарплати відповідну суму або провести таке утримання тільки у майбутньому при звільненні працівника.

У робочому році 03.06.2023-02.06.2024 працівник був у відпустці без збереження зарплати 10 календарних днів, тож щорічна основна відпустка зменшилася на один день (24/366 х (366-10) = 23,35, що за правилами математичного округлення становить 23 календарні дні). Таким же чином обчислюємо тривалість щорічної відпустки за робочий рік 03.06.2024-02.06.2025, в якому було 27 днів відпустки без збереження зарплати, і отримуємо 22 календарні дні. Отже, розрахунок кількості днів щорічної відпустки за обидва робочі роки Ви провели повністю правильно.

Щодо «зайвого» вже наданого дня щорічної відпустки, то «повернути» його як день відпустки неможливо («взаємозарахування» днів відпусток за різні робочі роки є порушенням законодавства), можливо лише утримати кошти за цей день відпустки. Проте відповідно до ст. 22 Закону «Про відпустки» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/conv#n239) відрахування із заробітної плати за дні відпустки проводяться лише у разі звільнення. Тож провести перерахунок відпускних й утримати із заробітної плати працівника певну суму за невідпрацьовані дні відпустки можна лише у разі звільнення працівника. До звільнення це можна зробити тільки якщо працівник напише заяву з проханням утримати з його зарплати «зайво» виплачену суму за один день відпустки. Якщо працівник погодиться написати таку заяву, то на її підставі Ви зможете видати наказ, наприклад, такого змісту: «НАКАЗУЮ: Бухгалтеру такому-то відрахувати із заробітної плати працівника такого-то таку-то суму, сплачену йому за надлишково наданий день щорічної основної відпустки за робочий рік з 03.06.2023 по 02.06.2024. Підстава: заява працівника такого-то».

В іншому випадку утримати із заробітної плати працівника певну суму за один день відпустки можна буде тільки у майбутньому згідно з п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n739) – слід буде позначити «борг» в його особовій картці П-2 і при звільненні працівника утримати кошти із його заробітної плати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!