Порядок взаємодії кадрових служб Товариства та філій: питання

Законодавством України не затверджено єдиного типового порядку взаємодії між кадровими службами головного підприємства (Товариства) та його філій.

Кожне підприємство самостійно врегульовує ці процеси за допомогою внутрішніх локальних документів, виходячи зі своєї організаційної структури та обсягу повноважень, делегованих філіям.

Якими документами це закріплюють

1. Положення про філію. Згідно зі ст. 95 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n515, філія не є юридичною особою і діє на підставі затвердженого Товариством положення. У цьому документі фіксують базові кадрові повноваження керівника філії (наприклад, чи має він право самостійно приймати та звільняти працівників, видавати кадрові накази, чи всі документи оформлюються через головний офіс).

2. Положення про кадрову службу. Локальний нормативний акт, у якому обов'язково передбачається розділ «Взаємовідносини (службові зв'язки)». Там описують, як кадрова служба головного офісу координує, контролює та методично керує інспекторами з кадрів у філіях.

3. Регламент (або Порядок) взаємодії. Окремий внутрішній документ, який детально прописує алгоритми кадрового документообігу між головним офісом та філіями. У ньому встановлюють перелік документів, відповідальних осіб, канали передачі (електронний документообіг чи паперові носії) та конкретні строки.

4. Інструкція з діловодства. Встановлює єдині правила реєстрації, формування та зберігання кадрових наказів, особових справ і табелів обліку робочого часу в межах Товариства та його відокремлених підрозділів на основі Правил організації діловодства № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

5. Посадові інструкції та довіреності. У посадових інструкціях фахівців з кадрів філій прописують їхнє адміністративне та функціональне підпорядкування. Якщо керівник філії підписує кадрові накази чи трудові договори, ці повноваження обов'язково дублюють у виданій йому довіреності.

Що варто прописати в Регламенті взаємодії

Розмежування повноважень щодо наказів. Визначте, які накази видає виключно керівник Товариства (наприклад, прийняття керівників філій, відрядження), а які — керівник філії на місці.

Строки передачі первинних документів. Встановіть дедлайни для передачі заяв працівників, листків непрацездатності, актів про порушення трудової дисципліни та графіків відпусток до головного офісу (якщо облік централізований).

Ведення військового обліку та звітності. Зафіксуйте, хто формує списки персонального військового обліку, подає повідомлення до ТЦК та СП, а також готує зведену кадрову і статистичну звітність.

Зберігання документів. Узгодьте місце зберігання паперових трудових книжок (якщо вони ще зберігаються на підприємстві), особових карток П-2 та особових справ працівників філії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!