Правила закриття журналів наказів тимчасового та тривалого користування

Оскільки наприкінці року журнали наказів тимчасового користування чи тривалого користування завершуються, в них потрібно зробити підсумковий запис.Перед тим, як закрити журнал реєстрації за 2024 рік (в останній робочий день року), необхідно:

Перевірити повноту заповнення граф.
Перевірити дотримання валового порядку внесення записів до журналів реєстрації.
Порівняти фактичну кількість наказів у справі з кількістю реєстраційних номерів в журналі.
Виявити пропущені або дублетні номери.
Виправити помилки (якщо вони є).
Оформити підсумковий запис.

Крім того, варто перевірити правильність заповнення граф:

«Реєстраційний індекс».
«Дата реєстрації».
«Стислий зміст (заголовок) документа» та інших.

І лише після цього потрібно зробити підсумковий запис, який складається з відомостей про:

кількість записів;
перший та останній номери документів, зареєстрованих протягом року;
дублетні та пропущені номери (якщо такі є);
назву посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в підрозділі або оформив підсумковий запис;
розшифрування підпису – ініціали, прізвище;
дату запису.

Наприклад :

" Усього в журналі зареєстровано 237 наказів з адміністративно-господарських питань, з №1 по №237 виданих у 2024 році.
Завідувач канцелярії Ляшенко Т. О. ______Ляшенко (31.12.2024)"

Розташовують підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа.

Раді допомогти, звертайтесь ще!