Особливості завірення копій положень для ознайомлення працівників

Копії з положень виготовляють за такими ж саме правилами, що й з усіх інших службових документів.

Виняток становлять установчі документи - статути або положення про юрособи, з яких доводиться виготовляти нотаріально засвідчені копії. Але то вже робить не працівник юрособи, а безпосередньо нотаріус.

Якщо мова йде про положення про структурні підрозділи, колегіальні дорадчі органи, положення про преміювання тощо, то при виготовленні та засвідченні копій слід керуватися:

• Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затв. наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15
• Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf

Так у абз.2 п.10 гл.1 р.ІІ Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=+%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D1%96#n77 зазначається, що "Організаційні та розпорядчі документи установи доводяться до виконавців у вигляді копій або витягів."

Положення як раз належать до організаційних документів.

Якщо у Вас невелике підприємство і мала чисельність працівників, то можна "Відмітку про ознайомлення працівників з положенням" оформити безпосередньо на копії цього документа. Навіть на зворотному боці останнього аркуша документа. А якщо працівників багато, то можна оформити окремий Аркуш ознайомлення, який буде зберігатися разом з копією відповідного положення.

Крім того, копія положення обов’язково має бути завірена таким чином.

Згідно з п.5.26 ДСТУ 4163:2020 https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:

• слів «Згідно з оригіналом» (без лапок),
• назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,
• дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної
особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи
або печатки «Для копій».
Приклад:
Згідно з оригіналом
Менеджер із персоналу Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата Відбиток печатки

Відмітку про засвідчення копії положення проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша цієї копії.

При цьому у реквізиті "Підпис" посадова особа, яка підписувала оригінал положення, свій особистий НЕ проставляє.

Раді допомогти, звертайтесь ще!