Для використання службового автомобіля працівником в особистих цілях необхідно оформити наказ керівника підприємства, який має містити: марку та модель авто, його державний номерний знак, мету (особисте використання) та термін дії дозволу. Важливо, щоб в наказі було чітко зазначено, що використання відбувається на безоплатній основі, щоб уникнути оподаткування як додаткового блага для працівника.

Також потрібно розробити та затвердити Порядок використання службового автотранспорту, який чітко визначає правила для такого використання, зазначає, хто несе витрати, та як компенсується використання.

Наприклад :

щомісячно працівник декларує інформацію про кілометраж, використаний в особистих цілях за попередній місяць;
згідно задекларованих кілометрів пробігу, підприємство проводить розрахунок компенсації витрат за використання автомобіля у власних цілях. Компенсація розраховується шляхом 100 відсотків покриття витрат за використане пальне та амортизацію автотранспорту за період використання у власних цілях. Працівник добровільно компенсує розраховану компенсацію шляхом перерахування на відповідний рахунок підприємства або шляхом утримання із заробітної плати працівника.

При цьому, всі витрати, пов’язані з використанням службового автомобіля в особистих цілях (заправка, ремонт, стоянка, штрафи за порушення ПДР, мийка, тощо) несе працівник за власний рахунок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!