Вирішення питань щодо оцифровки трудових книжок працівників

1. Навіть, якщо відомості в трудовій співпадають з реєстром, є норма, що потрібно оцифрувати трудову книжку, тому краще відсканувати та передати. Потрібно до 10.06.2026 року оцифрувати трудові книжки. Бажано, щоб працівники через електронний кабінет подивилися, чи передано скани трудових книжок. У роботодавця немає безумовного обов’язку передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ. Це може зробити і сам працівник. Але можна допомогти працівникам.
2. Потрібно додати ці відомості, можливо некоректно була подана звітність. Якщо відсканована трудова книжка і надіслана, можливо працівники ПФУ внесли інформацію не коректно, це людський фактор може бути. Передайте дані до ПФУ – через розділ «комунікації з ПФУ – відомості про трудові відносини робітника (трудові книжки)», через кнопку "додати запис" і копію наказу додайте. Також напишіть звернення до ПФУ зазначте про помилку і додали правильні дані, щоб вони змогли її оперативно вирішити.
3. Якщо виявлені неточні/хибні записи за періоди страхового стажу після 01.07.2000, або створено неправильний чи некоректний електронний запис, необхідно:
авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
створити повторне звернення:
застраховані особи – у вкладці «Відомості про трудові відносини»;
роботодавці – у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»;
заповнити екранну форму;
повторно завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
додати скановану копію сторінки із записами, які потребують уточнення, згідно абз. 8 п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою Правління ПФУ 12.03.2021 № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12.
Також із поданням даних відомостей, зверніться до ПФУ і поясніть причину надання повторних сканкопій. У разі виникнення питань щодо подання відомостей через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України слід звернутись безпосередньо до ПФ:
1. через сервісні центри Пенсійного фонду України, уповноважених посадових осіб виконавчого органу сільської, селищної, міської ради відповідних територіальних громад, центри надання адміністративних послуг;
2. засобами поштового / електронного зв’язку – на адресу органу Фонду;
3. онлайн – через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або мобільний застосунок «Пенсійний фонд» (подати звернення);

Раді допомогти, звертайтесь ще!