Створення номенклатури справ: перші кроки та наслідки відсутності

Так, номенклатура має бути обов’язково у кожній юрособі.

Ця вимога передбачена законодавством.

Зокрема, у абз.16 ст.1 Закону № 3814 «Про Національний архівний фонд та архівні установи» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#n12 зафіксовано, що:

«номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ»

Особа, відповідальна за діловодство на підприємстві, також обов’язково має бути призначена з числа працівників ТОВ, якщо у структурі ТОВ не передбачено служби діловодства як окремого підрозділу. Ця вимога зафіксована в абзаці двадцять дев'ятому пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n77 (далі – Правила №1000/5).

Штраф за відсутність номенклатури справ законодавством не передбачений.

Але з часом виникатимуть інші неприємності, які з роками будуть посилюватися і можуть призвести до штрафів.

Річ у тому, що за відсутності номенклатури справ документи не будуть формуватися у справи належним чином, не буде відбуватися систематизація документів і справ, не будуть зовсім або будуть неправильно визначатися строки зберігання документів. Це призведе до неможливості утворення архіву на підприємстві, а відповідно й видавання з нього архівних довідок, копій та витягів на запити колишніх працівників.

Для того, щоб з 1 січня 2026 року Ваша перша номенклатура справ була впроваджена, вже слід терміново розпочати роботу над нею.

Правилами № 1000/5 передбачені певні етапи, яких слід дотримуватися при підготовці номенклатури справ юрособи, особливо коли цей документ створюється вперше.

ЕТАП 1 Вивчення змісту загальнодержавних нормативно-правових актів з питань організації діловодства, типового і галузевих переліків зі строками зберігання документів, а також складу і змісту документаційного фонду, що створюється у процесі діяльності юрособи

ЕТАП 2 Розроблення проєкту номенклатури справ службою діловодства за участю працівника архівного підрозділу (архіву) юрособи

ЕТАП 3 Погодження змісту розділів номенклатури справ з відповідними структурними підрозділами юрособи та доопрацювання проєкту за наявності отриманих зауважень і пропозицій

ЕТАП 4 Підписання остаточного варіанту номенклатури справ керівником служби діловодства (або особою, відповідальною за організацію діловодства в юрособі) та завідувачем архіву (або особою, відповідальною за архів юрособи)

ЕТАП 5 Схвалення на засіданні експертної комісії (далі – ЕК) юрособи

ЕТАП 6 Погодження з експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради

ЕТАП 7 Затвердження керівником юрособи шляхом проставлення відповідного «Грифу затвердження» (без видання наказу)

ЕТАП 8 Набирання чинності з 1 січня кожного нового діловодного року

ЕТАП 9 Доведення до відома структурних підрозділів юрособи

ЕТАП 10 Закриття номенклатури справ наприкінці діловодного року шляхом заповнення підсумкового запису

Надаю Вам посилання на мою Лекцію на цю тему https://kadroland.com/events/2318/5571

А ще запрошую Вас на сьогоднішній (13 листопада) прямий ефір, де я також буду детально розповідати про алгоритм розроблення і наслідки відсутності номенклатури за посиланням https://kadroland.com/free-webinars/2372

Приємного перегляду!

Раді допомогти, звертайтесь ще!