Візування документа та ознайомлення з ним – це абсолютно різні дії, їх оформлюють на різних стадіях підготовки наказу.

Візуванням називають внутрішнє погодження наказу.

Накази погоджують на стадії їх проєкту (до підписання керівником) з посадовими особами, зазначеними у пунктах розпорядчої частини тексту.

Наприклад, накази з дорученнями фінансового характеру візує головний бухгалтер, з кадровими питаннями – керівник кадрової служби.

Якщо доручення має узагальнених виконавців (наприклад, керівникам структурних підрозділів), то завізувати проєкт наказу повинні керівники усіх структурних підрозділів юрособи.

Якщо у штаті юрособи є юрисконсульт, то він, як правило, візує всі проєкти наказів, особливо наказів з основної діяльності юрособи.

Порядок внутрішнього та зовнішнього погодження документів, зокрема й розпорядчих, має бути прописаний в інструкції з діловодства у відповідній юрособі.

Розглянемо на прикладі наказу про прийняття на роботу працівника.

1) Першим такий наказ візує особа, яка готує проєкт цього наказу. Якщо це не керівник кадрової служби, а менеджер з персоналу, то спочатку візує цей менеджер, потім – керівник кадрової служби.

2) Крім того, цей наказ має обов’язково завізувати керівник структурного підрозділу, до якого у штат приймають працівника.

3) Далі – головний бухгалтер (адже він таким чином гарантує, що у бюджеті юрособи є кошти для оплати праці нового працівника).

4) І ще може візувати один із заступників керівника юрособи, який керує напрямом діяльності структурного підрозділу, в який приймають працівника.

А от у «Відмітці про ознайомлення з наказом» має поставити свій підпис та дату ознайомлення сам працівник, але вже після підписання наказу керівником юрособи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!