Виправляти помилку слід разом з куратором Вашого підприємства від державного архіву, в якому підприємство перебуває на обліку як джерело формування НАФ.

Вам треба терміново повідомити про це куратора, якому Ви насилаєте щороку свої паспорти. Він порадить, як це прийнято робити саме в їх архіві.

Якщо Ви за цей рік ще не подали паспорт, то врахуйте виправлення у підрахунках саме в ньому, бо старі паспорти дійсні лише 1 рік і їх виправляти не потрібно. А до паспорта за 2025 рік підготуйте пояснювальну записку, в якій поясните: з якої причини сталися помилки у підрахунку і скільки справ постійного зберігання є по факту за період з 2017 по 2020 рік.

Головне, щоб ці справи за означений період не були внесені в опис справ постійного зберігання. А якщо опис вже зроблено, то це гірше. Треба буде його переробляти, перенумеровувати справи в описі, складати новий засвідчувальний підпис до опису.

Ну і звичайно всі ці зміни мають бути винесені на розгляд ЕК Вашого підприємства і ЕПК відповідної державної архівної установи.

Але все це має бути на контролі у куратора від держархіву і з його дозволу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!