Необхідні документи для вирішення ситуації з військовим обліком

Підготуйте та надішліть до ТЦК та СП офіційного листа.

У листі повідомте, що вказаний у розпорядженні громадянин був звільнений з роботи до дати отримання розпорядження.
До листа додайте копію наказу про звільнення працівника та повідомлення (додаток 4) про звільнення такого працівника з доказами про відсправку цього повідомлення до ТЦК.

Це буде документальним підтвердженням припинення трудових відносин.

А з приводу відкриття адмін справи на керівника, то напевно відкрита через порушення порядку ведення військового обліку, а саме — прийняття на роботу працівника без військово-облікових документів.

За порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, вчинене в особливий період, на посадових осіб юридичних осіб накладається адміністративний штраф у розмірі від 34 000 до 59 500 грн (Кодекс України про адміністративні правопорушення, ст. 210-1).

Можна підготувати письмові пояснення керівника. У поясненнях варто викласти обставини справи: визнати факт прийняття працівника без документів (якщо це так), але наголосити на вжитих заходах для виправлення ситуації.
Тобто надати:

копію повідомлення працівнику про необхідність оновити дані. Цей документ підтверджує, що ви намагалися виконати свої обов'язки та спонукали працівника стати на облік.
копію наказу про прийняття на роботу та наказу про звільнення.
копію повідомлення до ТЦК та СП про звільнення працівника (додаток 4 до Порядку №1487). Якщо ви подавали таке повідомлення протягом 7 днів після звільнення, це буде доказом вашого намагання дотримуватися процедур (Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, п. 34).

Раді допомогти, звертайтесь ще!