В Довідці Ви вказуєте 27+1 = 28 працівників.
Затвердженої форми для цієї інформації немає, тому викладається вона у довільній формі, наприклад, у вигляді довідки, у який вам необхідно вказати найменування підприємства та загальну кількість військовозобов’язаних працівників.
Мінекономіки рекомендує інформацію про загальну кількість військовозобов’язаних працівників станом на дату подання звернення оформлювати (лист від 15.12.2025 № 2704-20/87593-03):
довідкою в довільній формі за підписом керівника підприємства, установи, організації;або
Відомостями про працівників із Реєстру, що сформували засобами Порталу Дія.
В інформаційному листі окремо вкажіть яка кількість працівників враховується в кількість військовозобовязаних.Текст може бути наступним:" Повідомляємо, що станом на _______ загальна кількість військовозобов’язаних працівників ТОВ «_____» —28 осіб. До загальній кількості військовозобов’язаних відповідно до пункту 12 Порядку бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, затвердженого постановою КМУ від 27 січня 2023 р. № 76 - враховано працівників, яких призвали на військову службу під час мобілізації після 18 травня 2024 року — 1особа."
Органи, що визначають підприємства критично важливими, самостійно обирають форму подання підтвердних документів. Зокрема й інформації про загальну кількість військовозобов’язаних працівників. Окремі обласні військові адміністрації запитують довідку про кількість військовозобов’язаних за формою з додатку 2 до Порядку бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану, затвердженого постановою КМУ від 27.01.2023 № 76 (у редакції постанови КМУ від 05.06.2024).
Тож перед поданням рекомендуємо уточнити форму довідки у свого органу.

Поки у Вас переліміту нема. Якщо буде 27 чол. то потрібно або прийняти когось або розбронювати.
Строки не встановлені, але враховуючи , що керівник має постійно контролювати ці показники затягувати не варто.

Раді допомогти, звертайтесь ще!