Зазвичай рішення про скорочення оформлюється наказом про зміни в організації виробництва і праці, в якому вказується про скорочення чисельності та штату працівників, рішення може й бути особисто керівника.

Роботодавець видає наказ, у якому обґрунтовує необхідність скорочення (наприклад, оптимізація структури) та вказує дату, з якої посаду буде виведено зі штатного розпису. Для прикладу - Наказ про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією

Не пізніше ніж за два місяці до майбутнього звільнення треба видати наказ про скорочення персоналу і попередити працівників, для прикладу - Наказ про попередження працівників
про заплановане звільнення у зв’язку
зі скороченням чисельності та штату

Далі - визначення переважного права на залишення на роботі. Якщо на підприємстві є кілька однорідних посад (наприклад, два заступники), потрібно провести порівняльний аналіз продуктивності праці та кваліфікації згідно зі ст. 42 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n256. Якщо посада заступника одна — цей етап пропускається.

Наступний крок - персональне попередження працівника, не пізніше ніж за 2 місяці до звільнення. Працівника потрібно попередити письмово під підпис. Одночасно з попередженням та протягом усього 2-місячного строку ви зобов'язані пропонувати працівникові вакансії. Аж до фактичної дати звільнення працівника слід повідомляти про всі нові вакансії, які він міг би зайняти з урахуванням його освіти, кваліфікації та досвіду (постанови ВС від 11.07.2023 у справі № 334/6363/21 та від 09.04.2025 у справі № 463/5736/23). Пропонуєте усі наявні вакансії, що відповідають кваліфікації, а також нижчі посади або роботу за іншою спеціальністю, яку працівник може виконувати з урахуванням освіти та досвіду. Якщо на момент підготовки повідомлення на підприємстві немає вакансій / іншої роботи, зазначте про це у повідомленні. Вкажіть, що звільнення обумовлено неможливістю перевести працівника на іншу роботу у зв’язку з її відсутністю. Зразок повідомлення для прикладу - Повідомлення працівнику про заплановане вивільнення

Останній крок, потрібно видати наказ про звільнення персоналу у зв’язку зі скороченням. Такий наказ видається після закінчення двох місяців після попередження працівника про майбутнє скорочення. Провести остаточний розрахунок із працівником і видати йому паперову трудову книжку (якщо вона зберігалася на підприємстві). Зразок наказу для прикладу - Наказ про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності та штату працівників (у довільні формі)

Докладна процедура зі зразками документів описана в статті «Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення» https://kadroland.com/news/750-skorocennya-personalu-na-pidprijemstvi-yak-pravilno-oformiti-zvilnennya

Раді допомогти, звертайтесь ще!