Чи потрібно передавати скани наказів після оцифрування трудових книжок

Не обов'язково

Основним джерелом наповнення ЕТК є відсканована / оцифрована трудова книжка та відомості з повідомлення про прийняття на роботу та Податкового розрахунку.
В разі відсутності відомостей в ЕТК роботодавець може подати сканкопії наказів та інших документів.
Якщо інформація є у вкладці «Записи трудової книжки за СПОВ», але відсутня у вкладці «Відцифрована ЕТК», то це не позбавить стажу.

Підкреслюю, за замовчуванням достатньо подати:

• сканкопію чи оцифрувати паперову трудову книжку, щоб синхронізувати трудові книжки;


• повідомлення до податкової про прийняття на роботу, щоб внести відомості про початок трудових відносин;


• Податковий розрахунок (Додаток Д5), щоб внести до ЕТК інформацію про призупинення / відновлення дії трудового договору, присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо.

Але якщо з якихось причин відомості не потрапили до реєстру застрахованих осіб (тобто до ЕТК), то можна внести ці дані, зокрема:

за допомогою функціоналу «Додати запис» + додати сканкопію підтвердного документа;
за допомогою xml-файлу.

Наприклад, згідно із Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну України від 13.01.2015 № 4 (далі – Порядок № 4) додаток Д5 подається платником єдиного внеску, якщо протягом звітного періоду:

укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім ЦПД, укладеного з фізособою – підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;
укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
особу призначено на нову посаду;
особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

А отже, через податковий розрахунок не можна передати інформацію про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо. В разі потреби, цю інформацію може передати у вигляді сканкопій відповідних наказів саме роботодавець. Водночас таку інформацію може внести й сам працівник.

Отже, бачимо можливість, а не обов’язок подання сканкопій наказів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!