Документи для архіву особових справ звільнених працівників: що залишити

Ні, наведені документи не потрібно залишати в особовій справі.

В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5. Перелік документів особової справи та порядок її формування регламентує п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502)

Зокрема, до особової справи додаються такі документи:

1.Внутрішній опис особової справи.

2.Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт).

3. Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу.

4. Особовий листок з обліку кадрів.

5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів.

6. Автобіографія.

7. Копія паспорта.

8. Копія облікової картки платника податків (за наявності).

9. Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності).

10. Копії документів про освіту.

11. Копії документів про науковий ступінь, вчене звання.

12. Копії документів, що є підставами для надання пільг.

13. Заява про переведення на іншу роботу (посаду).

14. Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу.

15. Заява про прийняття за сумісництвом.

16. Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу.

17. Заява про зміну біографічних даних.

18. Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).

19. Характеристики.

20. Копії документів про підвищення кваліфікації.

21. Копії документів про стажування.

22. Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання).

23. Документи з атестації.

24. Заява про звільнення.

25. Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).

Не всі з наведених документів можуть бути в особовій справі, наприклад, у працівника не було переведення, не було нагородження, чи підвищення кваліфікації тощо. Але в особовій справі точно не повинно бути копії посадової інструкції, згоди на обробку персональних даних, медичних книжок і документів про проведення медогляду.

У разі звільнення долучіть до особової справи звільненого працівника засвідчену копію наказу про звільнення. До внутрішнього опису документів особової справи внесіть необхідні відомості, оформіть підсумковий запис про кількість документів особової справи. Аркуші внутрішнього опису особової справи рахуйте окремо від аркушів інших документів справи.

Зберігайте особову справу звільненого в кадровій службі два роки. Відлік року починається з 1 січня року, наступного за роком звільнення — роком завершення справи в діловодстві. Сформуйте зведену особову справу з особових справи звільнених в одному році, для яких закінчився дворічний строк зберігання в поточному діловодстві. Справи з особового складу через два роки після закінчення їх у діловодстві мають бути передані до архіву (архівного підрозділу) підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування згідно п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5.

Раді допомогти, звертайтесь ще!