Дякуємо за надзвичайно цікаве і важливе питання.

З одного боку, листування формується у справи за роками, точніше у межах одного календарного року. А по завершенню року справа з листуванням на певну тему або з певним кореспондентом має бути закрита.

З іншого боку, при групуванні листів у справи згідно з вимогами законодавства слід дотримуватися логічної послідовності: лист-відповідь має підкладатися під ініціативний лист, адже розривати таке листування не бажано.

Тому порада буде такою:

Реєструйте вхідні листи-відповіді у Журналі вхідної кореспонденції у розділі на 2026 рік. А в останній графі цього Журналу «Відомості про виконання документа та направлення його до справи» обов’язково позначайте номер справи за номенклатурою справ і попередній рік. Бо фактично це відповіді на минулорічні листи.

Наприклад так: Підкладено до справи № 01-25 за 2025 рік

Це стосується саме листів-відповідей, які логічно пов’язані з ініціативними листами, що були направлені в кінці грудня 2025 року.

Усе нове листування (навіть стосовно звіряння документів) буде формуватися у нову справу із заголовком «Листування з ТЦК та СП за 2026 рік».

Добре, що ця справа має лише тимчасовий строк зберігання і передаватися в архів не буде.

Раді допомогти, звертайтесь ще!