Оформлення видачі трудових книжок після їх оцифрування працівникам

Видача трудових книжок після оцифрування має нюанс

Видача трудових книжок після оцифрування ПФУ називає з посиланням на п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Йдеться про те, що після завершення робіт з оцифрування наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Під роботами слід розуміти включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника.

Та є важливий нюанс: процес переходу на електронні трудові книжки триватиме до 10 червня 2026 року. Тому зараз не варто поспішати видавати трудову книжку через оцифрування конкретного працівника, оскільки цей процес ще не завершено ПФУ.

З цього випливає висновок, що формально оцифрування або сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику.

Якщо після оцифрування постає питання про видачу трудової книжки на зберігання працівнику, то краще це зробити на підставі заяви працівника про це. Адже згідно з роз’ясненнями Держпраці, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі трудової книжки на його вимогу.

Працівник має подати заяву з проханням видати йому паперову трудову книжку на зберігання. Вважаємо, що безпечніше на підставі заяви видати наказ про видачу трудової книжки. Далі інформацію про видачу слід зафіксувати у Книзі обліку руху трудових книжок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!