Ознайомлення працівників з Правилами військового обліку дистанційно

Для компанії з повністю дистанційним форматом роботи обов’язок щодо розміщення Правил військового обліку (ВО) та ознайомлення з ними працівників виконується через поєднання фізичного розміщення за юридичною адресою та електронного документообігу з використанням КЕП. Просте посилання на сайт або Google-диск не замінює вимогу щодо фізичного розміщення та особистого підпису.

Згідно Порядку №1487, роботодавець зобов’язаний виготовити Правила військового обліку (додаток 2) друкарським способом і вивісити їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях.

Оскільки фізичного офісу немає, Правила мають бути розміщені за юридичною адресою підприємства. Навіть за відсутності працівників у цьому приміщенні, під час перевірки ТЦК та СП відсутність роздрукованих Правил за місцем реєстрації юрособи може бути розцінена як порушення (ст. 210-1 КУпАП).
Ви можете додатково розмістити Правила на внутрішньому ресурсі (Notion, Google Drive, корпоративний сайт), але це є лише допоміжним засобом інформування, а не виконанням норми про «вивішування».
Законодавство вимагає доведення Правил до відома працівників під особистий підпис під час прийняття на роботу.

Надання посилання на Google-диск вважається лише способом передачі інформації. Факт того, що працівник перейшов за посиланням, не є доказом ознайомлення в розумінні закону.
Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю України, ознайомлення з документами в електронній формі допускається, якщо це передбачено трудовим договором.

Як правильно оформити підписання (ознайомлення) Для дистанційних працівників підтвердженням ознайомлення є:

Кваліфікований електронний підпис (КЕП): Ви надсилаєте працівнику файл із Правилами або наказ про ознайомлення через систему електронного документообігу і працівник підписує його своїм КЕП. Це прирівнюється до особистого підпису (ст. 29 КЗпП).
Альтернативні способи: У період дії воєнного стану, згідно зі ст. 7 Закону №2136-IX, сторони можуть домовитися про альтернативні способи комунікації (наприклад, обмін скан-копіями через месенджери або e-mail, визначені в договорі). Проте для військового обліку безпечнішим є використання КЕП або фізичного підпису на паперовому «Листі ознайомлення», надісланому поштою.
Отже:
Фізично роздрукуйте Правила (додаток 2 до Порядку №1487) та розмістіть їх за юридичною адресою ТОВ.
У трудовому договорі про дистанційну роботу чітко пропишіть канал комунікації (наприклад, конкретний e-mail) та спосіб ознайомлення з документами (за допомогою КЕП).
Створіть Лист ознайомлення з Правилами ВО. Під час працевлаштування надсилайте його працівнику для підписання КЕП. У листі має бути зазначено: «З Правилами військового обліку, затвердженими Постановою КМУ №1487 (додаток 2), ознайомлений, зобов’язуюсь їх виконувати».
Посилання на Google-диск використовуйте як зручний інструмент, щоб працівник завжди мав текст під рукою, але не як заміну юридично значущому підпису.

Раді допомогти, звертайтесь ще!