Для проведення внутрішнього звіряння вам не потрібно змінювати структуру самих Списків персонального військового обліку (Додаток 5), але доцільно розбити за підрозділами саме Графік проведення звіряння.

За законом Списки (Додаток 5) обов’язково ведуться за чотирма групами (офіцери, рядовий склад, жінки, призовники), а не за підрозділами. Проте для зручності проведення внутрішнього аудиту в лікарні рекомендується скласти Графік звіряння, де працівники будуть згруповані за вашими відділами (адміністрація, медперсонал тощо).

Внутрішнє звіряння (аудит) проводиться відповідно до Графіка звіряння, затвердженого керівником підприємства (п. 45 Порядку № 1487).

Оскільки у вас велика структура (лікувальні центри, обслуговуючий персонал, адміністрація), саме в Графіку варто вказати підрозділи. Це дозволить:

Чітко визначити дати, коли працівники конкретного відділу мають надати свої документи відповідальній особі.
Уникнути черг та не відволікати весь медичний центр від роботи одночасно.
Керівник лікарні видає наказ про проведення внутрішнього звіряння та затверджує Графік.
Працівники мають бути ознайомлені з Графіком під підпис.
У визначений день працівник надає оригінал військово-облікового документа (паперовий або електронний з «Резерв+»). Ви перевіряєте актуальність даних. Якщо дані змінилися, ви маєте 5 днів на внесення змін до Списків (Додаток 5).
Про всі виявлені зміни необхідно повідомити ТЦК та СП за місцем обліку працівників до 5-го числа наступного місяця шляхом надсилання Повідомлення про зміну облікових даних (Додаток 4).

Списки (Додаток 5) залишайте за 4-ма групами (офіцери, рядові, жінки, призовники), а підрозділи використовуйте лише для організації процесу звіряння в Графіку та внутрішніх наказах.

Раді допомогти, звертайтесь ще!