Необхідність подання копії наказу про прийняття працівника з інвалідністю

Розберемо Ваші питання по порядку.

1) Подання до ПФУ копії наказу про прийняття на роботу особи з інвалідністю (у т. ч. ІІІ групи) потрібно для:

- підтвердження факту працевлаштування особи з інвалідністю;

- коректного обліку страхового стажу та пенсійних прав;

- контролю правомірності пенсійних виплат;

- актуалізації відомостей Реєстру застрахованих осіб.

Але подання копії наказу не є універсальним обов’язком у всіх випадках. Зазвичай це робиться на вимогу ПФУ або в ситуаціях, коли особа вже перебуває на пенсійному обліку і працевлаштовується.

2) Копію наказу керівник юрособи не підписує. А завіряють копію шляхом оформлення реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документа» згідно з п. 5.26 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf .

Цей реквізит складається з таких елементів:

- слів «Згідно з оригіналом» (без лапок),

- назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,

- дати засвідчення копії.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи або структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи, або печатки «Для копій».

Копія, що подається до ПФУ, обов’язково має бути засвідчена відбитком печатки.

Приклад:

Згідно з оригіналом

Менеджер із персоналу Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата Відбиток печатки

3) Порядок засвідчення документів в юрособі має бути унормований в Інструкції з діловодства відповідної юрособи.

4) Дата засвідчення копії має відповідати фактичній даті складення копії, а не даті прийняття працівника на роботу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!