Правила нумерації особових справ працівників: чи допустимо таке

Так, це порушення норм архівного законодавства.

Індекс будь-якої справи має складатися з індексу за номенклатурою справ (п. 13 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438 )

Номенклатура справ згідно з архівним законодавством – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#n12 )

Наприклад, справа у номенклатурі із заголовком «Особові справи працівників підприємства» має індекс 05-10.

А вже на особових справах конкретних працівників Ви можете робити уточнюючий індекс з додаванням через похилу риску «/» табельного номера працівника: 05-10/001, 05-10/002 і так далі. Літерне позначення зазвичай не додають, але воно не буде зайвим тільки без додавання дефісу «-».

От таким чином: ОС 05-10/001.

А от рік додавати точно не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!