Використання старої посадової інструкції при повторному введенні посади

Якщо документ набуває статус «архівного документа», то у поточному діловодстві ним вже не керуються.

Згідно з Законом України «Про Національний фонд та архівні установи» (абзац другий статті 1) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#n12 :

архівний документ – документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна.

Але є нюанс. Справа в тому, що посадові інструкції звичайних працівників мають лише тимчасовий строк зберігання – 5 років згідно зі ст. 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. №578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 (далі – Перелік № 578/5), тому на архівне зберігання вони не передаються.

Особливий тривалий строк зберігання – 75 років мають лише посадові інструкції наукових працівників та посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, що визначено у примітці до ст. 43 Переліку № 578/5.

Крім того, документи до архіву згідно з вимогами законодавства мають потрапляти лише через два роки після їх завершення у діловодстві на підставі описів справ.

Тому з’ясуйте, чи дійсно посадова інструкція для певної посади потрапила на зберігання в архів. Якщо так, то її використовувати більше неможна. Потрібно розробити і затвердити нову ПІ.

А якщо вона просто відкладена в окрему папку, не була включена до опису справ, то звичайно її можна перекласти у справу з чинними посадовими інструкціями інших працівників та застосовувати в роботі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!