Вимоги до позначок "Копія" та "Згідно з оригіналом"

Відмітка "Згідно з оригіналом" та "Копія" стала обов'язковою для надання юридичної сили документам у діловодстві України згідно з державними стандартами (ДСТУ) та інструкціями, що остаточно закріпилися наприкінці 1990-х — на початку 2000-х років. Сучасні вимоги регулюються Правилами організації діловодства (наказ № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15)

Відмітку "Копія" та "Згідно з оригіналом" на документах в особовій справі слід проставляти з моменту прийняття працівника на роботу для надання копіям юридичної сили. Це обов'язково для всіх ксерокопій документів (паспорта, диплома, свідоцтв, трудової), а не лише наказів.

Зазначена відмітка використовується з моменту формування особової справи працівника під час його прийняття на роботу, оскільки всі копії документів, що долучаються до справи, повинні мати юридичну силу.

Вона обов’язково проставляється на всіх копіях документів, що подаються працівником, а не лише на окремих кадрових документах.

До яких документів застосовується засвідчення «Згідно з оригіналом»

Особисті документи працівника:

паспорт / ID-картка

РНОКПП (ідентифікаційний код)

дипломи, сертифікати, атестати

свідоцтва (про шлюб, народження дітей — за наявності у справі)

військово-облікові документи

інші документи, що підтверджують кваліфікацію, статус або підстави для працевлаштування

Тобто всі особисті документи, подані у вигляді копій, підлягають обов’язковому засвідченню.

Інші документи в особовій справі, що також засвідчуються

витяги або копії наказів, що долучаються до справи працівника

довідки та документи, отримані від зовнішніх органів (якщо зберігаються у копіях)

будь-які інші документи, що не є оригіналами, але включаються до особової справи

Раді допомогти, звертайтесь ще!