Аудит трудової книжки: звірка даних з електронною версією

Ні, електронна трудова книжка має містити не лише прийняття і звільнення, а й відомості про переведення.

Частина цих даних може не потрапити до ЕТК автоматично на підставі щомісячної бухгалтерської звітності. Якщо з якихось причин в звітності не подана інформація про переведення, тоді ці відомості потрібно подати окремо.

ЕТК є повноцінною заміною паперової книжки. Облік трудової діяльності працівника переведено з паперової форми в електронну у Реєстрі застрахованих осіб, тобто електронна трудова книжка має відображати трудову діяльність так само повно, як паперова, а не лише факти прийняття і звільнення працівника із підприємства.

Прямо зазначено, що до ЕТК включаються відомості про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, переведення на іншу роботу, підстави звільнення згідно п. 8 Порядку та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок № 11-1
(https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0658-22#Text)

Частина відомостей потрапляє до ЕТК автоматично через звітність, але не всі події так відображаються. Відомості про прийняття на роботу надходять, зокрема, через повідомлення до податкової, а інформація про призупинення чи відновлення дії трудового договору, переведення, звільнення тощо — через Податковий розрахунок із заповненим додатком Д5, тому саме ці події зазвичай з’являються в ЕТК без додаткових дій роботодавця.

Але, якщо відомості про переведення не відобразилися в ЕТК, їх можна і потрібно додати окремо. Ці відомості подаються страхувальником через вебпортал ПФУ, через розділ «комунікації з ПФУ – відомості про трудові відносини робітника (трудові книжки)», через кнопку "додати запис"із додаванням сканкопій підтвердних документів (наказу про переведення).

Щодо звірки з паперовою трудовою книжку, то це найпростіший механізм і так інформцє ПФУ перевіряти чи оцифрована ЕТК. Інша звірка можлива лише за наявності всіх документів, усіх наказів про прийняття, звільнення, переведення. Якщо це робота на одному підприємстві, то це легше перевірити, а якщо у працівника досвід роботи в багатьох підприємствах, то лише з паперовою трудовою книжкою Ви можете звірити інформацію в ЕТК.

Раді допомогти, звертайтесь ще!