Об’єднання журналів наказів та кадрів в одній справі

Ні, не можна. Це різні види документів. Тому накази відповідного виду — одна справа, журнал їх реєстрації — інша.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

· вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

· групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), справ фільмів, рукописів, історій хвороб;

· вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

· не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

· до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

· окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

· за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки) (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 ).

Номенклатури справ установи та її структурних підрозділів оформлюють так, як визначено далі. Зокрема, заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби) (п. 13 гл. 1 розд. IV Правил ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!