Правильний запис у трудовій книжці: поради та рекомендації

Незалежно від того, де зберігається паперова трудова книжка – на підприємстві чи в працівника, механізм внесення записів залишається однаковим.

Чіткий порядок внесення записів про прийняття на роботу, переведення, звільнення, нагороди та заохочення прописує Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом N 58 від 29.07.93 р. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text. Хоч Інструкція й не оновлювалася, вона є єдиним документом, яким потрібно керуватися.

Новоприйнятому працівникові слід заповнити трудову книжку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу, як передбачено ч. 2 ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text

Про строк внесення запису працівника, який вже працює на підприємстві йде мова в Інструкції № 58. Так, відповідно до п. 2.4 Інструкції № 58, не пізніше тижневого строку вносяться усі записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу,нагороди та заохочення.

Запис про звільнення вноситься у день звільнення. Такі записи вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи у трудовій виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник прийнятий на роботу 14 травня 2026 року, у графі 2 трудової книжки записуєте «14.05.2026»

Запис до трудової про Прийняття на роботу:

У графі 3 пишете повну назву підприємства.
У графі 1 – порядковий номер запису.
У графі 2 – дату прийняття.
У графі 3 – зазначаєте посаду працівника.

У графі 4 - № та дата наказу
Посада має бути оформлена згідно з вимогами Класифікатора професій, що діє на момент прийняття.

При переведенні також вносите відповідний запис, наприклад:

Переведено на посаду менеджера з персоналу відділу кадрів
Тут обов'язково посилаєтесь на наказ, що підтверджує переведення.

Запис про звільнення обов'язково включає підставу для звільнення та посилання на норму КЗпП:

Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України
або

Звільнений за угодою сторін, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП України.

Раді допомогти, звертайтесь ще!