Електронне ведення особових карток: підпис та організація процесу

Все залежить від того, що саме Ви розумієте під терміном «вести особову картку в електронному вигляді».

Зараз є та постійно з’являються нові програми/системи/платформи для ведення кадрового обліку у електронному форматі.

Найкращий варіант –

запровадити кадровий електронний документообіг (ЕДО). Наприклад: Вчасно.Кадри, M.E.Doc, Deals або будь-яку іншу.

За такої умови особова картка працівника із самого початку створюється в електронній кадрової програмі. Коли працівника приймають чи переводять, HR-фахівець відправляє йому картку в електронну систему і надає доступ до цієї системи, а працівник накладає свій особистий КЕП (або Дія.Підпис) під відповідним записом.

Якщо у Вас вже є заведена паперова картка і там є «мокрий» підпис працівника, то Ви не зможете тепер її продовжити у електронній формі. І дві паралельно вести – немає сенсу. Це буде ускладнювати, а не спрощувати кадровий документообіг, зокрема облік кадрів на підприємстві.

Тому раджу:

1) визначитися з конкретною програмою;

2) розробити положення про кадровий ЕДО;

3) передбачити обов’язковість КЕП / УЕП або Дія.Підпис (якщо відповідна програма його підтримує) для керівництва та усіх працівників;

4) провести для працівників тренінг щодо переходу на кадровий ЕДО.

Раді допомогти, звертайтесь ще!